Avisa Hordaland fikk delvis medhold i klage, slik at Ulvik herad må offentliggjøre en del av saksdokumentene som gjaldt avslutningen av tidligere rådmann sitt arbeidsforhold.

Ulvik herad har 28.06.04 gjeve avslag på krav frå Avisa Hordaland L/L om dokumentinnsyn i ei sak vedrørande avslutning av tidlegare rådmann sitt arbeidstilhøve i heradet.

Avisa Hordaland L/L klaga på avslaget ved brev av 14.07.04 sendt direkte til Fylkesmannen i Hordaland. Fylkesmannen oversendte brevet til Ulvik herad ved brev av 21.07.04, jf offentlighetsloven(offl) § 9 jf forvaltningsloven(fvl) § 32 der det går frem at klage skal framsetjast for det forvaltningsorgan som har treft vedtaket.

Ved vedtak 15.09.04 vart klagen ikkje teke til fylgje av Ulvik herad. Som grunngjeving vart det vist til offl § 6 nr 2 og peikt på at saka er ei personalsak.

Saka er etter dette oversendt fylkesmannen for endeleg avgjerd.

Fylkesmannen finn saka tilstrekkelig opplyst.

Fylkesmannen ser slik på saka:

Det går frem av kravet frå Avisa Hordaland L/L at dei krev innsyn i dokumenta som gjeld heradsstyret sitt vedtak vedrørande avslutning av tidlegare rådmann sitt arbeidstilhøve som rådmann i Ulvik herad.

Ulvik herad har avslått kravet om innsyn i saka med vising til offl § 6 nr 2. I saksutgreiinga for heradsstyret vises og til fvl § 13 nr 1 som gjeld teieplikt for nokon sine personlege forhold og kommunelova § 31 som gjeld personalsaker.

Det går frem av kommuneloven § 31 nr. 3 tredje punktum at personalsaker alltid skal handsamast for lukka dører. I dette ligger altså at behandlinga av er personalsak er unnateke møteoffentlegheit. Bestemminga er likevel ikkje til hinder for at opplysningar i dokument eller heile dokument vedrørande ein personalsak kan vere offentlege i medhald av offentlegheitslova.

Offl slår som utgangspunkt fast at forvaltninga sine saksdokument er offentlege, jf offl § 2.

Unnatak frå bestemminga om offentlegheit finn vi i offl § 6 nr 2a) som gir høve til å nekte innsyn i eit dokument dersom dette ?..er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av ?kommunens ?. økonomi-, lønns- eller personalforvaltning.?

Personvernomsyn i seg sjølv gir ikkje grunnlag for å nekte innsyn i medhald av bestemminga. Det går frem av forarbeida til loven at omsynet bak regelen er å verne om det offentlege sine interesser, jf innstillinga frå Forvaltningskomiteen (1958) s 440. Personalpolitikk i vidare forstand er likevel verna av denne bestemminga, slik at eksempelvis dokument som gjeld konfliktar på ein arbeidsplass kan unnatakas offentligheit med heimel i denne bestemminga, sjå ?Veileder i offentlighetsloven? s. 80.

Ved tolking av bestemminga må det føretakast ein heilskapsvurdering der omsyna som taler for offentligheit må vurderast opp mot dei moglege skadeverknader ein offentleggjering kan ha.

Det går fram av dokumenta i saka at den har element av konflikt i seg mellom politisk og administrativ toppleiing i kommunen. Under ei pågåande konflikt kan det vere behov for å unnataka saksdokument frå offentlegheit for å verne om det offentlege sin personalforvaltning.

Fylkesmannen ser difor at det kunne vere naudsynt at saksdokumenta vart unnateke offentlegheit undervegs i prosessen før rådmannen slutta. I ein slik fase vil det vere behov for ro rundt forhandlingane for å verne om det offentlege sin forhandlingsposisjon i samband med løysing av konfliktane.

Fylkesmannen viser til Ot.prp. nr 4 (1981-82) på side 50-51 der det står:

??På samme måte som i dag er det forutsetningen at dokumentene bare kan unntas fra offentlighet så lagt slikt unntak er påkrevd. Dette vil bl.a si at dokumentene etter omstendighetene kan bli offentlige etter at vedkommende forhandlingar eller tiltak er gjennomført. Det vil videre gjelde en spesiell oppfordring til å praktisere delvis meroffentlighet i disse sakene, dersom det er mulig.?

Forhandlingane er no tilbakelagt, rådmannen har slutta og kommunen er i gang med å tilsette ny rådmann. Fylkesmannen kan ikkje sjå at det når forhandlingane er sluttførte er påkravd å unnataka dokumenta offentlegheit av omsyn til ein forsvarleg gjennomføring av det offentlege sin personalforvaltning. Denne ordlyden inneber, som det også går frem av nemnde sitat frå forarbeida, at vilkåret er strengt. I denne samanheng kan det visast til Lovavdelinga sin uttale om innsyn i Grimstad formannskaps protokollar om lønsjusteringar for kommunale tenestemenn, sjå Frihagen: Offentlighetsloven (1994) II s 125-126.

Bestemminga tek sikte på også å verne om det offentlege sin framtidige forhandlingsposisjon. Fylkesmannen kan ikkje sjå at det i saka er påvist at det er nokon grunn til at offentleggjering skulle svekke ein framtidig forhandlingsposisjon for kommunen. Offentlegheitsprinsippet er eit utslag av ålmenta sitt behov for kontroll med den offentlege forvaltning og disponering av midlar. Fylkesmannen viser i denne samanheng til saksutgreiinga til heradsstyret for møte 15.09. der det går frem at tilrådinga frå fungerande rådmann er at det opnast for meiroffentlegheit. Grunngjevinga er mellom anna at aktørane i saka er i ei slik posisjon at det offentlege har krav om meir informasjon enn i ordinære saker. Fylkesmannen viser og til at den tidlegare rådmannen og ordføraren har bede om at saka vert gjort offentleg.

Fylkesmannen kan ikkje etter dette sjå at det er grunnlag for å halde hemmeleg alle saksdokumenta med heimel i offl § 6 nr 2a)

Sjølv om det ikkje direkte er nemnd i heradet sitt vedtak går det frem av saka at offl § 5a, jf fvl § 13 første ledd nr 1 er eit anna aspekt som er lagt til grunn for heradet si vurdering.

Det går fram av denne bestemminga at opplysningar om ?noens personlige forhold? er undergitt teieplikt.

Som personleg forhold gjeld opplysningar det er vanleg å halde for seg sjølv, det kan gjelde eigenskapar ved ein person eller noko vedkommande har gjort som er egna til å karakterisere vedkommande. Men fordi offentleg tilsette skal ivaretake ålmenta sine interesser, er teieplikta om vedkommande sitt arbeidstilhøve snevrare enn det som gjeld elles. Det vil ved vurderinga vere viktig kor høgt i systemet tenestemannen er plassert. Sjølvsagt vil det vere viktig å vurdere kva type sak forholdet som eventuelt skal gjerast offentleg gjeld.

Fylkesmannen har gjort ei vurdering av dei einskilde dokument for å sjå kva opplysningar i dei som er underlagt teieplikt og kva som er offentleg.

Når det gjeld avtalen om den tidlegare rådmannen sin fråtreden frå si stilling har heradet bestemt at berre dei økonomiske vilkåra i den skal vere offentleg. Fylkesmannen kan ikkje sjå at det er grunnlag for eit slikt standpunkt. Sjølv om det då avtalen vart inngått var semje mellom partane om at berre dei økonomiske vilkåra i kontrakten mellom dei var offentlege, vil ikkje dette vere avgjerande for vurderinga av om avtalen kan gjerast offentleg. Avtalen om fråtreden inneheld ikkje opplysningar om nokon sine personlege forhold. Etter fylkesmannen si oppfatning har ålmenta ei legitim interesse i å få innsyn i den avtalen heradet her har inngått. Ein må ved denne vurderinga sjå hen til at rådmannen har ein viktig og sentral plassering i heradet.

Etter fylkesmannen si oppfatning vil tilsvarande gjelde for avtalen som omhandlar sjølve arbeidstilhøvet. Heller ikkje her kan fylkesmannen sjå at avtalen inneheld opplysningar om nokon sine personlege forhold. Vurderinga vil her måtte bli mykje den same som gjeld for fråtredeavtalen.

I saka ligg det føre dokument der formannskap og tilsette på ulike nivå uttaler at dei har tillit til rådmannen. Fylkesmannen kan ikkje sjå at dokumenta kan unnatakas offentligheit på bakgrunn av teiepliktbestemminga.

Saka inneheld vedtak, saksutgreiingar mm frå møte i formannskap og heradsstyre. Dokumenta inneheld ikkje opplysningar om nokon sine personlege forhold og er heller ikkje unnateke offentlegheit med heimel i andre bestemmingar.

Fylkesmannen har ved vurderinga av desse dokumenta sett hen til ålmenta sin legitime interesse i innsyn i forholda rundt ei så viktig sak for heradet.

For to brev stila til formannskapet og heradsstyret har fylkesmannen kome til eit anna resultat enn for dei ovannemnde dokumenta. Desse dokumenta inneheld opplysningar som gjeld nokon sine personlege forhold. Fylkesmannen er difor av den oppfatning at opplysningar i desse to dokumenta må unnatakas offentligheit.

Fylkesmannen har vurdert om deler av dokumenta kan gjerast offentlege. Det går frem av offl § 5a at

?Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikkje disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysningar utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold.?

Det skal etter ordlyden mykje til å unnataka heile dokumentet i medhald av denne bestemminga. Formuleringa ?åpenbar? vart ved lovarbeidet lagt til av Stortinget for å understreke at det skulle mykje til. Og det er på det reine at ordlyden i bestemminga taler om openbart misvisande bilde av dokumentet, altså ikkje av saka.

Fylkesmannen har etter denne vurderinga kome til at i dei nemnde breva kan første avsnitt i begge gjerast offentleg, medan resten av breva er underlagt teieplikt.

Det følgjer av offl § 5 andre ledd at dokument som eit forvaltningsorgan har fått utarbeidd for sin interne saksførebuing av særlege sakkunnige kan unnatakas offentlegheit. Formålet med å gjere desse dokumenta unnateke offentlegheit er at forvaltningsorganet skal få ei viss moglegheit til fortruleg og uformell diskusjon før ei avgjerd.

I saka ligg føre to e-postar som omhandlar utkast til avtale og ein juridisk utgreiing. Dei er utarbeidde av heradet sin advokat for saksførebuinga. Det er på det reine at også e-post vil vere eit dokument i offentlegheitslova sin forstand. Desse dokumenta vil vere interne dokument utarbeidd av særleg sakkunnige og følgjeleg unnateke offentlegheit i medhald av denne bestemminga.

Avisa Hordaland L/L har også bede om at offl § 2, 3. ledd vert vurdert. Det følgjer av bestemminga at

?forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet.?

Plikten til å vurdere meiroffentlegheit gjeld berre i forhold til dokument som kan unnatakas offentlegheit. Dersom et dokument inneheld opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, er meiroffentlegheit utelukka så langt teieplikta rekker.

Nokon av opplysningane er unnateke offentlegheit fordi dei er underlagt teieplikt og det vil det såleis ikkje vere aktuelt å vurdere meiroffentlegheit så langt det gjeld desse opplysningane.

Dei interne dokumenta er vurderte i medhald av denne bestemminga. Dokumenta inneheld vurderingar og utkast til avtale, dei har ei uformell form og er førebelse. Fylkesmannen kan ikkje sjå at det er grunnlag for å gjere dei offentlege sjølv om tida har gått.

Konklusjonen blir etter dette at fleire av saka sine dokument vert gjort offentleg. Dei dokument som etter dette er unnateke offentlegheit er dei to interne dokumenta utarbeidd av heradet sin advokat samt opplysningar underlagt teieplikt i to brev frå Steinar Søgaard til Ulvik herad.

Vedtak

Klage frå Avisa Hordaland vert delvis teke til følgje slik at ein del av saksdokumenta som gjeld avslutning av tidlegare rådmann sitt arbeidstilhøve er offentlege. Dei dokumenta som etter dette er offentlege er

Særutskrift vedtak i sak 27/04 Ulvik heradsstyre

Utskrift sak 062/04 for heradsstyret, møtedato 15.09.04, sakstilfang dok 1-4

Utskrift sak 054/04 for formannskapet, møtedato 02.06.04

E-post 08.06.04 frå Nils Lekve innkalling til møte

Utskrift sak 057/04 for formannskapet, møtedato 09.06.04, sak 058/04 for formannskapet, møtedato 11.06.04 og sak 027/04 for heradsstyret, møtedato 16.06.04, sakstilfang dok 2-6

Særutskrift søknad om meiroffentlegheit, sak for heradstyret 15.09.04

Brev frå ordføraren til heradsstyremedlemene datert 16.06.04

Brev frå Steinar Søgaard til heradsstyret datert 18.06.04

Uttale frå felles leiargruppe datert 07.06.04

Uttale frå formannskapet i Granvin datert 08.06.04

Uttale frå tillitsvalde i Granvin datert 15.06.04

Avtale mellom Steinar Søgaard og Ulvik herad

Arbeidsavtale mellom Steinar Søgaard og Ulvik herad

Brev frå Steinar Søgaard til Ulvik formannskap v/ordføraren av 02.06.04 første avsnitt

Brev frå Steinar Søgaard til formannskapet og heradsstyret av 16.06.04 første avsnitt

Vedtaket er endeleg og kan ikkje påklagast, jf fvl § 28, første ledd, andre punktum.

Klagar er underretta om vedtaket ved gjenpart av dette brev.

Med helsing

Rune Øpsen Bødtker	Hilde Ordemann
ass. avdelingsdirektør	rådgjevar