Les utdrag av fylkesmannens brev:

KLAGE FRA ASKER OG BÆRUMS BUDSTIKKE OVER AVSLAG PÅ BEGJÆRING OM DOKUMENTINNSYN VEDR. RAPPORTER FRA KOMMUNENS FONDSFORVALTERE.

Det vises til oversendelse av klagesak datert 10.10.02 og senere korrespondanse, senest kommunens svar datert 29.11.02.

Asker og Bærums Budstikke v/ Trond Christian Bakken ba i brev av 05.09.02 til Bærum kommune, økonomisjefen om innsyn i månedsrapporter fra fondsforvalter, idet journalist Nils Harnes hadde fått avslag på sin anmodning om innsyn i de månedlige rapportene fra det selskapet som forvalter kommunens fond.

Kommunen avslo begjæringen i brev av 11.09.02 fra rådmannen under henvisning til offentlighetslovens § 5, 2. ledd bokstav b) og primært at kommunen var i tvil om dette i det hele tatt kunne anses for å være saksdokument i offentlighetslovens forstand. Det ble gitt klagerett på avslaget.

I brev av 19.09.02 ble avslaget påklaget av avisen. Det bes om at kommunen foretar en ny vurdering, og at klagen dersom avslaget opprettholdes, oversendes fylkesmannen for klagebehandling. Fylkesmannen viser til klagen.

Fylkesmannen mottok klagesaken fra kommunen ved brev datert 10.10.02 fra Kommuneadvokaten..

Fylkesmannen måtte etterlyse sakens dokumenter, og ba om en mer utførlig meroffentlighetsvurdering i brev datert 21.10.02. Svar ble etterlyst 20.11.02.

Kommuneadvokaten kom tilbake med brev datert 29.11.02. Avslag er fortsatt opprettholdt. Da kopi ikke var sendt Budstikka, ble uttalelsen fakset over 16.12.02 for evt. rask uttalelse.

Fylkesmannen er klageinstans for klagesaker etter offentlighetslovens § 9, 3. ledd.

Fylkesmannen vil bemerke:

Utgangspunktet er at dokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, jfr. offentlighetsloven § 2. 1. ledd. Spørsmålet er om kommunen har hjemmel for å unnta dokumentet ? og om det likevel skal utvises meroffentlighet i saken, helt eller delvis, jfr. offentlighetslovens § 2, 3. ledd. Vurderingen omfatter de hensyn som har begrunnet den aktuelle unntakshjemmelen, og hvilke hensyn som taler for offentlighet. Deretter må det foretas en avveining av de kryssende hensyn..

Fylkesmannen vil innledningsvis bemerke at dokumentene det er begjært innsyn i, som er ettersendt fylkesmannen 29.11.02, ikke ser ut til å være påført journal/arkivregistrering. Det synes også i brevet av 11.09.02 å være kommunens opprinnelige holdning at en informasjonsutveksling mellom kommunen og fondsleder ikke skal anses som et saksdokument , jfr. offentlighetslovens § 3. Klager har som kjent i brev av 19.09.02 tatt avstand fra kommunens fortolkning og i brev av 10.10.02 sier kommuneadvokaten seg enig med avisen i at månedsrapporter er å anse som dokumenter slik begrepet er definert i offentlighetslovens § 3. Fylkesmannen vil således understreke at kommunen her må gjennomgå sine rutiner og registrere sin post på en ryddig måte i tråd med gjeldende lovverk.

Fylkesmannen tar utgangspunkt i at kommunens hjemmel for unntaket er anført å være offl. § 5 2. ledd bokstav b), som for så vidt ikke er bestridt, og at det er meroffentlighetsvurderingen som kritiseres og påklages. Etter offl § 5, 2. ledd bokstav b) kan dokument for et organs interne saksforberedelse som er utarbeidet av særlige rådgivere eller sakkyndige, unntas fra offentlighet. Fylkesmannen finner at denne bestemmelse gir hjemmel for å unnta fagrapport fra offentlighet.

Vedr. meroffentlighetsvurderingen:

Klager har ikke selv anført konkrete grunner som taler for at meroffentlighet utvises, utover de generelle overordnede prinsipper som Stortinget og Justisdepartementet har uttalt, som går på at meroffentlighet skal utvises dersom det ikke foreligger et reelt og saklig behov for å unnta dokumentet fra offentlighet.

Kommunen motsetter seg meroffentlighet av ulike årsaker:

• Primært er anført at hemmelighold av månedsrapportene bedre tilrettelegger for en utvungen dialog om kommunens økonomi som er av den største betydning. Spørsmålet er om det har noen betydning for en slik dialog, at rapportene allerede er allment kjent? Dialogene er jo ikke offentlige.
• Kommunen redegjør senere for at disse månedsrapportene ikke inneholder vurderinger eller anbefalinger, men kun reflekterer markedsbevegelsene, dvs. tall som viser utviklingen i fondets plasseringer i de enkelte måneder, siste kvartal, utviklingen hittil i år. Videre viser oppstillingen den enkelte fondsforvalters avkastning av sin andel av porteføljen. I tillegg er resultatene sett i sammenheng med avkastningen i valgte referanseindekser. Fylkesmannen mener prinsipielt at nøkterne rapporteringer bør kunne offentliggjøres straks de er innhentet, og at det i utgangspunktet ikke kan anses å ligge sensitivt materiale i rene rapporteringer. Klarest gjelder dette månedsrapportering, som bør være offentlig. Når det gjelder oppstillinger av kvartalsvis eller årlige trender, er dette en oppsamling av materiale som innebærer noe mer spesiell tilrettelegging fra forvalter til kommunen, og slike oppstillinger kan derved også få noe mer sensitiv karakter, som tilsier større varsomhet mot meroffentlighet. Her mener fylkesmannen at kommunen må kunne studere informasjonen og evt. bearbeide mer før allmennheten kan kreve innsyn. Allmennheten får jo tilgang til de kvartalsmessige rapporter etter fondsstyrets behandling, og fylkesmannen mener at allmennhetens og offentlighetens interesser ved dette vil være tilfredsstillende ivaretatt.
• Når det gjelder den enkelte fondsforvalters resultater, uttaler kommunen at «den som oppdragsgiver ikke ønsker å medvirke til at aktørene, som den benytter seg av i dette markedet, blir stilt opp mot hverandre og målt offentlig på en slik måte.» Fylkesmannen synes det ikke er det offentliges oppgave å beskytte den enkelte fondsforvalter fra publisitet om sin egen konkurransemessige posisjon, når det er kommunens egen forvalter som i utgangspunktet har servert tallene. På den annen side, vil kommunen som oppdragsgiver selvsagt ha interesse å se resultatene den valgte fondsforvalter har i sammenligning med konkurrenter., og kan kanskje risikere at slik oppstilling ikke foretas, dersom det er allment tilgjengelig straks det er avgitt?
• At det først skulle trenges en regnskapsmessig klarering av fondsforvalterne, har heller ikke fylkesmannen den store forståelse for. Månedsrapportene vil brukes med det evt. nødvendige forbehold om regnskapsmessig klarering, men kan ikke unntas fra offentlighet i tidsrommet frem til slik regnskapsmessig klarering med en slik begrunnelse.

Fylkesmannen mener at det er i tråd med signaler fra Storting og Justisdepartement, at det utvises meroffentlighet i større grad enn kommunen har gått inn for i denne saken. Avisen har bedt om å få se månedsrapport, og bør få innvilget rapport som viser forvaltningskapital pr månedsslutt, %-vis fordeling av forvaltningskapital, avkastning i %, finansinntekter. Likeledes mener fylkesmannen at rapport som viser avkastning i % forvaltere ? norske obligasjoner og Avkastning i % forvaltere ? utenlandske aksjer må vises som rapportert.

Alt tilsendte materiale er pr. desember 2002 formodentlig allerede publisert i kartalsrapporteringen, og som sådan ikke lenger hemmelig. Fylkesmannen mener derfor dette kan frigis i sin helhet nå. Fylkesmannen mener imidlertid at dette materialet (fortløpende oppstilling over utvikling i forvaltningskapital månedsslutt, Avkastning i % BKFF, Avkastning obligasjonsforvaltere, og Avkastning aksjeforvaltere), ikke kunne kreves ved den månedlige avrapportering, men først naturlig hører hjemme ved den kvartalsvise rapportering etter at fondsstyret har behandlet tallmaterialet.

Konklusjon:

Klagen har etter dette delvis ført frem. Kommunen anses ikke å ha hjemmel for å avslå dokumentinnsyn på det nåværende tidspunkt, jfr. offentlighetslovens § 2, 3. ledd. Fylkesmannen sørger for at det tilsendte materiale offentliggjøres for klager i sin helhet.

(08.01.2003)