Ringerike kommune

Serviceboks 4

350 4 HØNEFOSS

Klage på vedtak om utsatt offentlighet av formannskapsprotokoller i sakene 0104/2005 og 0123/2005

VEDTAK:

Fylkesmannen finner ikke at det er grunnlag for utsatt offentlighet etter offentlighetslovens § 4 for formannskapsprotokoll fra Ringerike kommune, sak 0104/2005 og 0123/2005. Klagen tas til følge.

Fylkesmannens vedtak er endelig og kan ikke påklages, jfr. fvl. § 28, tredje ledd.

Sakens bakgrunn

Det vises til kommunens oversendelse av 21.07.05, mottatt her 04.08.05.

Saken gjelder begjæring om innsyn i dokument og klage på beslutning om utsettelse av offentlighet. Klagen gjelder vedtak fattet av Ringerike formannskap i sak 0104/05 og 0123/95 om kommunens styremedlemmer i Ringeriks-Kraft AS. I vedtaket avgjorde formannskapet hvem Ringerike skulle foreslå som styremedlemmer på kraftselskapets generalforsamling. Denne delen av protokollen fra møte ble underlagt utsatt offentlighet, med henvisning til offentlighetslovens § 4.

Ringerike Blad har fremsatt klage overfor Ringerike kommune 18.07.05.

Ringerike kommune behandlet klage 21.07.05. Kommunen viser til at begge vedtakene gjelder formannskapets drøfting av sammensetningen av styret i Ringeriks-Kraft AS. Formannskapet fatter ikke vedtak, men gir ordføreren råd om hvilken personkabal som bør foretrekkes.

Videre pekes det på at personer som er aktuelle for styreverv ofte ikke er kontaktet på forhånd. I tillegg er det slik at noen av de som er kontaktet på forhånd setter visse krav/forventninger om øvrige styremedlemmers kompetanse. Saken vil derfor ikke være å anse som ferdig behandlet før alle aktuelle og foreslåtte styremedlemmer, styreleder og nestleder er kontaktet og orientert.

Kommunen skriver i sin klagebehandling:

? Ringerike kommune mener at en slik bakgrunn er grunnlag for å bruke § 4, fordi offentliggjøring av personnavn, hvor personen selv ikke er klar over at vedkommende er foreslått kan være skadelig for åpenbare private interesser. Videre legger Ringerike kommune til grunn at kommunen heller ikke har noen mulighet for en kvalifisert vurdering av om en slik situasjon virkelig kan skade vedkommendes private interesser?

Fylkesmannens merknader

Fylkesmannen har tatt saken opp til klagebehandling i medhold av offentlighetsloven § 9 tredje ledd annet pkt.

Sakene der formannskapet drøftet sammensetningen av styret i Rineriks-Kraft AS ble behandlet bak lukkede dører. Det er møteprotokollen med formannskapets beslutning/vedtak det ønskes innsyn i.

Det følger av offentlighetsloven § 4 at vedkommende forvaltningsorgan kan bestemme at det i en bestemt sak først skal gjelde offentlighet fra et senere tidspunkt enn det som følger av § 3.

To hovedvilkår må være oppfylt for at forvaltningsorganet skal kunne beslutte utsatt offentlighet. De foreliggende dokumenter må antas å gi et direkte misvisende bilde av saken og at offentlighet derfor kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser. Begge disse vilkårene må være oppfylt.

§ 4 kan bare brukes dersom det er fare for skadevirkninger som følge av at dokumentene gir et misvisende bilde av saken. Det må kreves at det er tale om klare og betydelige skjevheter. Det er ikke tilstrekkelig at dokumentene ikke gir et fullstendig eller balansert bilde av saken, eller at saken ennå ikke er fullstendig opplyst.

I Offentlighetsloven Av Frihagen s.318

?Etter bestemmelsens overskrift skal det i hvert fall bare være aktuelt å bruke unntaksregelen i særlige tilfelle. I lovproposisjonen ble det til og med angitt at en med dette ville få fram at bestemmelsen bare skulle kunne brukes i helt spesielle tilfelle. I og for seg kan det hevdes at dersom de offentlige saksdokumentene først vil gi et direkte misvisende bilde av saken, må det også regnes med at offentlighet vil kunne skade samfunnsmessige eller private interesser. En debatt om saken på et klart misvisende grunnlag vil for eksempel kunne føre til uberettiget kritikk mot den offentlige forvaltning. Dette vil kunne skade offentlige interesser på tilsvarende måte som kritikk som på misvisende grunnlag rettes mot private, vil kunne skade de privates interesser ? og for så vidt dermed også offentlige interesser. Vi må imidlertid forstå kravet om skademulighet som en angivelse av at det bare kan tas hensyn til konkret fare for en mer betydelig og reell skade på offentlige eller private interesser enn dette.?

Kommunen er at den oppfatning at det er tilstrekkelig grunnlag for å bruke hjemmel for utsatt offentlighet at det kan tenkes å være en mulighet for at personen dette gjelder på subjektivt grunnlag mener det er skadelig for vedkommendes private interesser.

Fylkesmannen har forståelse for kommunens ønske om ikke å offentliggjøre vedtakene før de har informert kandidatene og sett helhetene i sammensetningen av styret. Det følger imidlertid av sakens karakter at vedtaket etter drøftelse i formannskapet ikke nødvendigvis vil være endelig når det gjelder sammensetning av styret, og at det derfor vil kunne knytte seg noe usikkerhet til styrets sammensetning. Som nevnt er det ikke adgang til å utsette offentlighet med henvisning til at dokumentene eller vedtakene ikke gir et fullstendig eller balanser bilde av saken, eller at saken ennå ikke er fullstendig oppfylt.

Fylkesmannen kan i utgangspunktet vanskelig se at offentlighet rundt navn på aktuelle kandidater til styreverv, også i de tilfelle kandidatene ikke selv er kjent med at de er foreslått,

samt sammensetning av styret og eventuelt endringer i personkabalen, kan skade åpenbare private interesser.

Fylkesmannen viser til at vilkårene for å beslutte utsatt offentlighet er nokså strenge, og det er sjelden at § 4 benyttes i praksis.

Offentlighetsloven § 4 gir bare hjemmel til å utskyte tidspunktet for offentlighet, ikke til å oppheve offentlighet. Dette innebærer at dersom vilkårene for utsatt offentlighet er oppfylt og forvaltningsorganet beslutter utsatt offentlighet, vil innsynsrett inntre når opplysningene ikke lenger gir et direkte misvisende bilde av saken, eller samfunnsmessige eller private interesser ikke lenger tilsier utsatt offentlighet.

Det fremgår av sakens dokumenter at Ringerike kommune i ettertid har offentliggjort kandidatenes navn.

Konklusjon

Fylkesmannen finner ikke at det er grunnlag for utsatt offentlighet etter offentlighetslovens § 4 for formannskapsprotokollene i sak 0104/05 og 0123/05.

Klagen tas til følge.

Etter fullmakt

Runar Schau Carlsen

Ass. fylkesmann

Bente N. Fjell

Kopi: Ringerikes Blad, Postboks 68, 3502 Hønefoss