Under en strid innenfor menigheten ved kirken i Skjåk kommune i 2005 ba avisen Gudbrandsdølen/Dagningen om innsyn i tre dokumenter som gjaldt et møte mellom kommunen og det kirkelige fellesråd. Dokumentene ble unntatt fra innsyn av kommunen. Etter klage til Fylkesmannen i Oppland ble alle tre dokumentene frigitt, med unntak for fire enkeltopplysninger som fantes i de tre dokumentene, og som derfor måtte sladdes før utlevering. Opplysningene var taushetsbelagt. Fylkesmannens brev er gjengitt nedenfor.

 

GudbrandsdølenDagningen

v/ redaktør Kristian Skullerud

Postboks 954

2604 LILLEHAMMER

Deres ref: Vår referanse Vår dato

05/1159 326.1LS

Klage ? avslag på begjæring om dokumentinnsyn i sak mellom Skjåk kommune og Skjåk kirkelige fellesråd.

Avisen v/redaktør Kristian Skullerud har begjært innsyn i tre dokumenter som befinner seg i Skjåk kommune og som vedkommer et møte mellom kommunen og kirkelig fellesråd.

Innsynsbegjæringen er avslått. Avisen har påklaget avslaget, i brev sendt til kommunen på telefaks 16. februar 2005, med kopi til fylkesmannen samme dag.

Det gjelder følgende dokument:

1. Referat fra møte mellom Skjåk kommune, ved administrasjonssjefen, og Skjåk kirkelige

fellesråd.

2. Brev fra kommunestyrerepresentant og medlem av Skjåk kirkelige fellesråd, Kristian

Hosar, til Skjåk kommune ved ordføreren.

3. Tilsvar fra Skjåk kommune, ved ordføreren, til ovennevnte Hosar.

Ordfører og rådmann som har vurdert klagen, har kommet fram til at de opprettholder avslaget og har oversendt saken til behandling hos fylkesmannen som klageinstans, jf. offentlighetsloven § 9 tredje ledd. Dokumentene er ikke påført hjemmelshenvisning for å unnta dem fra offentlighet. Kommunen gir for øvrig få kommentarer til saken.

Dokumentene er mottatt sammen med kommunens oversendelsesbrev, den 24. februar 2005.

Fylkesmannen ser slik på saken:

Innledningsvis vil en presisere at situasjonen ved klagebehandlingen er en annen enn den var på det tidspunkt kommunen mottok innsynsbegjæringen fra avisen. I mellomtiden har avisen brakt videre opplysninger fra de angjeldende dokumenter. Det vises til oppslaget lørdag

19. februar d.å. Fylkesmannen vurderer saken slik den foreligger pr. i dag, og går ikke nærmere inn på hva kommunen eventuelt kunne ha hjemmel til å unnta annet enn de generelle betraktninger som fremkommer nedenfor.

Det refererte møtet er ikke et samarbeidsorgan som er regulert ved lov. Møtet er kommet i stand ved at representanter for kommunen har innkalt representanter for det lokale kirkestyret for å drøfte en vanskelig situasjon som har vedvart en tid og som involverer begge parter ut fra deres samtidige ansvar etter kirkeordningen. Kirkens arbeidsgiverorganisasjon og prosten var også innkalt, men hadde ikke anledning til å møte. Foranledningen til møtet var at ordfører ville bli stilt spørsmål om situasjonen i kirken i Skjåk i det kommende kommunestyremøtet.

Et annet motiv var at administrasjonssjefen som var relativt ny i kommunen, ønsket å bli bedre kjent med kirkeordningen i kommunen og den økonomiske situasjonen for kirken.

Fylkesmannen vurderer det slik at selv om denne formen for kontakt og kommunikasjon ikke er formalisert i lov, har ordfører og administrasjonssjef opptrådt på vegne av kommunen som forvaltningsorgan, ut fra en hensikt og på en måte som faller inn under offentlighetslovens generelle virkeområde, jf. offentlighetsloven § 1. Offentlighetsloven gjelder også i den kirkelige forvaltning, jf. kirkeloven § 38 første ledd. Det kan derfor sluttes at referat eller andre dokumenter fra møtet er offentlige, jf. § 2. Opplysningene i dokumentene

kan bare unntas når det er krav om beskyttelse etter unntaksbestemmelser i loven.

Dokument nr 2 er stilet til Skjåk kommune v/ordføreren og skal således journalføres ved mottakelsen i kommunen. Kommunen må selv vurdere dokumentets innhold og unnta opplysninger som har krav på beskyttelse etter taushetspliktsbestemmelse i lov. Avsender kan ikke kreve unntak fra offentlighet. Dokument nr. 3 må, sett i tilknytning til oppfatningen av ordførers rolle i avsnittet foran, behandles som et brev fra Skjåk kommune, som journalføres og behandles etter offentlighetsloven på samme måte.

Fylkesmannen har ingen spesielle merknader til avisens fremstilling av offentlighetslovens hovedregel og kravene som gjelder for å unnta dokumenter i forvaltningen fra offentlighet.

Det meste refererer direkte til lov eller til Justisdepartementets veiledningshefte til loven ? publikasjon G-0354B.

Fylkesmannen kan ha forståelse for at en ikke ønsker at opplysninger om personalkonflikter og samarbeidsproblemer i et lokalsamfunn skal komme ut til publikum. Likeledes må det virke uheldig sett fra deltakernes synspunkt, at opplysninger som er meddelt i et forutsetningsvis lukket forum og protokollert, etterpå gjøres tilgjengelig for utenforstående.

Å unnta opplysninger i forvaltningens dokumenter fra offentlighet krever hjemmel i lov. Når lovlig grunnlag for unntak ikke kan påføres, blir opplysningene i dokumentet (protokollen) å anse som offentlige. Mens §§ 5 og 6 bare gir adgang til å nekte innsyn, fastslår § 5a at det er forbudt å gi innsyn i taushetsbelagte opplysninger. En henvisning til offentlighetsloven § 5a må ledsages av taushetspliktsbestemmelsen i vedkommende lov eller forskrift. Svært ofte vil hjemmelen for taushetsplikt være forvaltningsloven § 13. Som redaktøren refererer fra Frihagens kommentarutgave til forvaltningsloven, er det ofte vanskelig å vurdere og sortere ut hvilke konkrete personopplysninger som må hemmeligholdes og hvilke som ut fra reelle hensyn ikke trenger å beskyttes. Som nevnt innledningsvis kan opplysninger som i utgangs-punktet er taushetsbelagte, likevel brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig. Det gjelder bl.a. når de er gjort alminnelig tilgjengelig andre steder, jf forvaltningsloven § 13a nr. 3 og kommentarer til denne bestemmelsen.

Avisoppslaget lørdag 19. februar d.å. inneholder så godt som alle personopplysningene i de etterspurte dokumentene. Innholdet i protokollen bør derfor i hovedsak kunne frigis, med hjemmel i forvaltningsloven § 13a nr. 3.

Fylkesmannen mener det er korrekt å fortsatt unnta fire opplysninger i dokumentene, som vedrører personlige forhold, og som ikke er referert i avisen:

I protokollen (dokument 1) er et av tiltakene som bedriftshelsetjenesten har initiert og et som Kirkens arbeidsgiverforening har foreslått, unntatt (sladdet). Likeledes er en opplysning i brevet fra Kristian L.Hosar til ordføreren (dokument nr. 2) og tilsvaret fra ordføreren om samme sak (dokument nr. 3) unntatt. Sladdingen er gjort i vedlagte dokumentkopier.

For de øvrige deler av protokollen og brevene er beskyttelsen opphevet. Kommunens oversendelsesbrev er også offentlig.

Konklusjon:

Fylkesmannen har opphevet beskyttelsen etter offentlighetsloven for de tre dokumentene, med følgende unntak: To opplysninger i protokollen (dokument nr 1), et spørsmål i Hosars brev til ordføreren (dokument nr. 2) og ordførerens svar til Hosar (dokument nr 3) er unntatt (sladdet), alle unntak med hjemmel i offentlighetsloven § 5a og forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1.

Det vises for øvrig til forvaltningsloven § 13a første ledd, jf. § 2 første og tredje ledd (meroffentlighet).

Fylkesmannens vedtak er fattet med hjemmel i offentlighetsloven § 9 tredje ledd. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages.

./. Dokumentene, med det foran nevnte unntak følger.

Anne Live Jensvollavdelingsdirektør

Kristin Hille Valla

Kopi: Skjåk kommune v/ordføreren, 2690 Skjåk.