Treg journalføring
KLAGE OVER AVSLAG PÅ INNSYN
Vi har over en lengre periode merket oss at deres postjournal inneholder dokumenter som har oppstått som saksdokumenter lenge før de dukker opp i deres offentlige postjournal. Dette medfører at vårt krav på innsyn i deres postjournal, ikke behandles ”uten ugrunna opphold”, slik som er kravet etter offentleglova § 29. «Uten ugrunnet opphold” er i henhold til forvaltningspraksis fra Sivilombudsmannen og Fylkesmannen tolket som samme virkedag og senest innen 3 virkedager. Manglende svar i løpet av fem virkedager, regnes som avslag etter offentleglov, jf. § 31. Deres journalføring tilfredsstiller ikke disse kravene, og blir dermed i strid med saksbehandlingsreglene for innsynskrav.
Innsynsretten er en forutsetning for et velfungerende offentlighetsprinsipp. En forutsetning for at innsynsretten er reell, er imidlertid at journaler føres fortløpende og i tråd med de krav som stilles i arkivregelverket. Vi mener å ha flere eksempler på at dokumenter hos dere ikke journalføres i henhold til dette.
Det følger klart av forarbeidene til Offentleglova og uttalelser fra Sivilombudsmannen, at dokumenter skal journalføres fortløpende. Vi viser her til St.meld. nr. 32 (1997-98) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen, som understreker dette i punkt 5.3.2.4:
”Arkivinstruksen har ikke bestemmelser som uttrykkelig regulerer tidspunktet for når journalføring skal finne sted. I og med at journalen er hovedredskapet forvaltningen har til å holde orden i og kontroll med sine saker og saksavviklingen, må det imidlertid antas at journalføringen skal skje fortløpende (min utheving). Også hensynet til offentlighetsprinsippet tilsier dette.”
Vi viser også til Sivilombudsmannens uttalelse, inntatt i årsmeldingen for 1995 s 84 (sak 94-2149):
”Sett ut fra de hensyn offentlighetsloven skal ivareta, er det åpenbart at normalkravet må være at journalføringen skjer fortløpende. Det er knyttet en vesentlig offentlig interesse til det å følge behandlingen av sakene, mens de behandles. Bare dersom offentligheten fortløpende blir orientert om (min utheving) forvaltningens arbeid – selvsagt med de begrensninger som følger av offentlighetsloven selv – vil offentligheten ha muligheter for å føre en debatt om og ha innflytelse på forvaltningens arbeid”.
”Fortløpende” må følgelig forstås som samme dag som det blir en del av forvaltningens saksdokumenter, eller senest dagen etter.
Treghet i journalføringen har videre den konsekvens at vi ikke kan stole på at postjournalen gir et fullstendig og riktig bilde av kommunens saksbehandling. Vi har mange eksempler på at dokumenter av betydelig offentlig interesse, har unngått offentlighetens lys på grunn av sen journalføring. Det er også svært vanskelig å få ut dokumenter til aktuelle saker, fordi dokumentene ikke er synlige i deres journal.
Dette er uholdbart og går utvilsomt utover vår mulighet til å drive en kritisk, uavhengig journalistikk. I tillegg er det et klart brudd på lovfestede bestemmelser om arkivføring, og formålet med offentlighetsprinsippet. Vi viser her til Sivilombudsmannens uttalelser i sak om innsyn i dokumenter tilknyttet Hanekleivtunnelen; sak 2007/345 og 2008/171, som begge forutsetter at arkivering og journalføring er en helt avgjørende forutsetning for gjennomføring av innsynsretten.
Samlet fører dette til at offentligheten ikke får innsyn i pågående prosesser og vurderinger, samtidig som at man fratas muligheten til å foreta en uavhengig og løpende kontroll med deres saksbehandling.
På bakgrunn av ovenstående ber vi om at virksomheten endrer sine rutiner slik at journalføringen skjer fortløpende og innsynskrav dermed besvares ”uten ugrunnet oppåhold”. Dersom en ikke finner grunnlag for å endre sine rutiner, ber vi om at vår klage oversendes klageinstans for behandling over avslag på innsynskrav, jf. offl. § 32.