Sammenstillingen er «urimelig arbeidskrevende»
Viser til vårt innsynskrav med saksnummer …………………. og avslag på dette mottatt (……………dato…………….).
Avslaget er begrunnet med at det vil være urimelig arbeidskrevende å lage sammenstillingen vi har bedt om innsyn i. Vi ønsker herved å klage på avslaget.
Vi minner innledningsvis om at formålet med offentlighetsloven er å legge til rette for en åpen og gjennomsiktig forvaltning, og med dette styrke demokratiet og ytringsfriheten.
Offentlighetslovens § 9 gir rett til innsyn i sammenstillinger fra organets databaser, dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova har utdypet hva de legger i dette (s. 44):
«Etter offentleglova § 9 vil eit organ ha plikt til å etablere eit nytt dokument (samanstilling) dersom dette er naudsynt for å etterkome eit innsynskrav, såframt det nye dokumentet (samanstillinga) kan etablerast på grunnlag av opplysningar som finst elektronisk lagra i databasane til organet og samanstillinga kan gjerast ved hjelp av enkle framgangsmåtar.»
Av forarbeidene til bestemmelsen fremgår det at uttrykket «enkle framgangsmåter» refererer til den arbeidsbelastning sammenstillingen vil medføre for forvaltningen, jf. Ot. prp. 102 (2004-2005), side 127: «Der samanstillinga utelukkande kan gjerast ved hjelp av databaserte løysingar som kan setjast i gang ved hjelp av enkle kommandoar, vil vilkåret vere oppfylt.»
Det knytter seg altså ikke til kompleksiteten av de teknologiske hjelpemidlene som tas i bruk, men til omfanget av arbeidsbyrden som etableringen av sammenstillingen vil medføre organet.
Hva som er «enkle framgangsmåter» skal vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Det samme gjelder vurderingen av i hvilken grad arbeidet med å etablere sammenstillingen kan hevdes å være «urimeleg arbeidskrevende». Vurderingen av innsynskravet og hvorvidt sammenstillingen inneholder opplysninger som kan unntas innsyn etter loven, er ikke en del av arbeidet det knyttes krav til at må kunne gjøres med «enkle fremgangsmåter».
Sivilombudet uttaler i sak 2013/2480 at man må kunne forvente at den datatekniske kompetanse som organets ansatte har til å trekke ut opplysninger fra databasene, også må være tilgjengelig for den som krever innsyn etter bestemmelsen, og at det må kreves en viss grad av datakyndighet fra forvaltningens side:
«Ved vurderingen av om lovens vilkår er oppfylt, må det kunne forutsettes at den eller de som skal foreta den aktuelle sammenstillingen, har tilstrekkelig kompetanse til å hente ut informasjon fra databasen på enklest mulig måte. Kravet må altså forstås slik at sammenstillingen må kunne gjøres med ‘enkle fremgangsmåter’ av personell som har tilstrekkelige fagkunnskaper til å sammenstille informasjon fra den aktuelle databasen.»
I samme uttalelse slår Sivilombudet fast at det er etableringen av sammenstillingen/dokumentet som skal kunne gjøres med enkle fremgangsmåter:
«På den annen side skal arbeid som gjøres etter at dokumentet er ferdigstilt, ikke tas med i vurderingen av om sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Dette gjelder blant annet vurderingen av om noen av opplysningene er taushetsbelagt og dessuten arbeid med å gjøre dokumentet klart til utsendelse.»
I saker der sammenstillingen består av en rekke dokumenter, uttaler Sivilombudet i sak 2016/721 at kravet om at sammenstillingen skal kunne gjøres med «enkle fremgangsmåter» gjelder for hvert enkelt dokument:
«Hver enkelt rapport gir en samlet fremstilling av denne informasjonen, og er således innholdsmessig avgrenset. Det må derved legges til grunn at hver enkelt rapport utgjør ett dokument. Fylkesmannen har opplyst at det ikke vil være mulig å sammenstille samtlige rapporter i ett dokument, eller at dette eventuelt vil kreve manuelle operasjoner. Vurderingen av om sammenstillingen kan gjøres med «enkle framgangsmåtar», må derfor knyttes til kjøringen av den enkelte rapporten.»
Vi minner om at det bare kan gjøres unntak fra Offentlighetsloven der det er et reelt behov for unntak som veier tyngre enn det generelle hensynet til offentlig innsyn. Dette er et grunnleggende prinsipp som både følger av plikten til å utøve merinnsyn etter Offl. §11 og som Stortinget vektla i sin behandling av offentleglova i Innst. O. nr. 41 (2005-2006) punkt 2.4.2:
«Flertallet legger til grunn at lovgivers intensjon var og fortsatt er, at man på tross av mulig hjemmel til å nekte innsyn likevel skulle vurdere å gi innsyn dersom det ikke ville være betenkelig. Flertallet legger til grunn at forvaltningen har en plikt til å vurdere meroffentlighet. Det må i denne sammenheng tas hensyn til lovgivers intensjon om åpenhet som hovedregel.»
På bakgrunn av dette ber vi om en ny vurdering av hvorvidt sammenstillingen kan gjennomføres med «enkle framgangsmåter». Dersom det fastholdes at gjennomføringen ikke kan gjøres med enkle framgangsmåter, ber vi om en nærmere beskrivelse av hvorfor – gjerne i form av en beskrivelse av deres datasystem og en angivelse av estimert tidsbruk for å gjennomføre sammenstillingen, jf. offl. §31(2).
Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at vår klage oversendes klageinstans «uten ugrunna opphold», med kopi til oss, i tråd med offentleglova § 32(1).
Mvh