Mangelfull/sladdet postjournal
Vi har i en lengre periode forsøkt å få innsyn i deres postjurnal, men kan ikke se at det vi får innsyn i, inneholder det vi har krav på etter gjeldende regelverk. Den journalen som ligger ute inneholder såpass mange mangler, at det må regnes som et avslag på innsyn etter offentleglova. Vi ønsker derfor å påklage dette som et avslag på krav om innsyn.
Retten til innsyn i journal følger av offentleglova § 3 at alle kan ”krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ”.
Videre følger det av offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.”
Journalen skal inneholde en samlet oversikt av inn og utgående dokumenter som etter offentleglova §§ 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet. Dette følger av forskrift om offentlege arkiv, av 11.12.98 (arkivforskriften) § 2-6.
De nærmere kravene til journalføring går fram av forskriftens § 2-7:
«Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:
a) journalføringsdato,
b) saks- og dokumentnummer,
c) sendar og/eller mottakar»,
d) opplysningar om sak, innhald eller emne,
e) dateringa på dokumentet.»
Den journalen vi får innsyn i, mangler flere av de opplysninger vi har krav på i henhold til overnevnte regelverk. Flere dokumenter mangler så mye informasjon at det er umulig å identifisere dokumenter eller å bli kjent med pågående saker. I realiteten blir dette avslag på innsyn i journalen.
Betydningen av informative postjournaler er framhevet blant annet i Justisdepartementets rundskriv G-18/2001:”Journalen er et meget nyttig redskap for personer som ønsker å finne fram til dokumenter av interesse. Det er derfor viktig at journalen føres etter regelverket. Det er ikke adgang til å unnlate å journalføre et dokument i den hensikt å unngå offentlighet. Utelatelser og overstrykninger i journalen skal bare skje i den grad det er nødvendig for å skjerme opplysninger som er underlagt taushetsplikt, eller som allmennheten for øvrig ikke kan kreve.”
Vi vil også vise til sak 2007/1807 der Fylkesmannen i Troms, i forbindelse med behandlingen av en klage over feil og mangler i journalføringen av post i Tranøy kommune, bemerker følgende:
”Fylkesmannen vil bemerke at journalføringen er nøkkelen til offentlig innsyn i forvaltningens virksomhet. Det er ved gjennomsyn av journalen at presse og andre interesserte i praksis kan få fulgt med i virksomheten og eventuelt velge hvilke dokumenter man ønsker å be om innsyn i. De interesser som ivaretas gjennom offentlighetsloven vil bli sterkt skadelidende dersom et forvaltningsorgan unnlater å føre journal, eller dersom journalen ikke inneholder de opplysninger den skal. Dette vil kunne føre til en uthuling av offentlighetsprinsippet.”
På bakgrunn av ovenstående ber vi om en ny vurdering av vårt krav på innsyn i deres postjournal. Vi ber også om at det foretas en ny vurdering av om deres offentlige journal er et tilstrekkelig svar på vår forespørsel om innsyn etter offentleglova § 3. Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at saken oversendes klageinstans i tråd med offentleglova § 32.