Du får ikke innsyn i postjournal/har ikke postjournal

Vårt krav på innsyn i etatens postliste avslås med henvisning til at det ikke føres postjournal. Vi mener dette er i strid med offentleglova, og viser til følgende:

Det følger av offentleglova § 10 at ”organet skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter”. Journalen skal inneholde en samlet oversikt av inn og utgående dokumenter som etter offentleglova §§ 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet. Dette følger av forskrift om offentlege arkiv, av 11.12.98 (arkivforskriften) § 2-6. Med andre ord skal alle organer som er underlagt offentleglova, også føre postjournal i tråd med nevnte regelverk.

Videre følger det av offentleglova § 3 at alle kan ”krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.”

Det er altså ikke bare slik at alle skal føre postjournal, allmennheten har også en lovfestet rett til innsyn i denne.

Om innholdet i journalen, stiller arkivforskriftens § 2-6, klare krav både til hva som skal journalføres, og hvordan:

«(e)it offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakane organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova §§ 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.»

De nærmere kravene til journalføring går fram av forskrift om offentlege arkiv, av 11.12.98. Her heter det blant annet i § 2-7:

«Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:

a) journalføringsdato,

b) saks- og dokumentnummer,

c) sendar og/eller mottakar»,

d) opplysningar om sak, innhald eller emne,

e) dateringa på dokumentet.»

På bakgrunn av dette ber jeg om en ny vurdering av mitt krav på innsyn i deres journal. Dersom etaten fastholder sin påstand for at det ikke trenger å føre postjournal, ber vi at saken oversendes klageinstans for behandling. Vi viser i denne forbindelse til offentleglova § 32 som fastsetter at alle avslag på krav om innsyn, skal oversendes organets nærmeste overordnede instans ”uten ugrunnet opphold”. Det følger av forvaltningspraksis, både fra Sivilombudsmannen og fylkesmenn, at det her ligger et krav om rask saksbehandling. Vi viser her til sak 2007/952 der Sivilombudsmannen blant annet uttaler:

”I saker som gjelder dokumentinnsyn, både begjæringer om innsyn med hjemmel i offentlighetsloven og begjæringer om partsinnsyn etter forvaltningsloven, gjelder det særlige krav til rask saksbehandling. Dette gjelder både ved førsteinstansens behandling av saken og for klageorganets vedkommende.(..) I tidligere saker om innsyn har jeg uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssaker.” Tilsvarende følger av Sivilombudsmannen sak 2008/1718.

Vi viser også til Justis- og politidepartementets ”Rettleiar til offentleglova”, der det blant annet heter (s.164):
”Offentleglova § 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. (…) Kva som skal reknast som grunna opphald, må vurderast konkret ut frå om innsynskravet reiser vanskelege spørsmål, kva omfang kravet har og kva for arbeidsmengde organet har elles. Dette inneber at innsynskravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Vanlege krav bør avgjerast same dag som dei er mottekne, eller i alle fall innan éin til tre verkedagar.”

I tråd med dette ber vi om snarlig behandling av vårt innsynskrav.