Re: Krav til informasjon i offentlig elektronis…

Etter arkivforskriften § 2-9 skal elektroniske journaler «normalt» følge Noark-standarden. Dersom journalsystemet følger standarden (det gjør alle systemer jeg kjenner til) så skal hver journalpost (som ikke er det samme som selve dokumentet) inneholde et entydig «registreringsID» som (i praksis) er det samme som kombinasjonen saksnummer og dokumentnummer (nesten et «løpenummer» bortsett fra at det ikke alltid er fortløpende/sekvensielt).

Men (så vidt jeg forstår/har opplevd) er dette nummeret bare unikt i den forstand at det på et gitt tidspunkt ikke finnes to journalposter med samme registreringsID. Det er fullt mulig (og lovlig), å bytte, slette og renummerere journalposter. Så det som er dokument 7 i en konkret sak på mandag, kan være et helt annet dokument på tirsdag.

Grunnen er (såvidt jeg forstår) at både arkivlova/arkivforskriften og Noark har som ambisjon å være et hjelpemiddel for arkivering. Man ønsker primært å «tvinge» organene til å holde orden, ikke hindre dem å rette/reorganisere dokumentene. Et eventuelt «notoritetsformål» vil nødvendigvis stå i motstrid til effektiv arkivering (blir det vankeligere/dyrere å jukse blir det også dyrere å rette inkurier).

Skal man hindre organer å slette/manipulere journalen må det etter mitt syn forankres som en egen forskrift til offentlighetsloven (og ikke overlates til Kulturdepartementet).