Du har klaget over avslag, men får ikke svar på klagen
KLAGE OVER SEN SAKSBEHANDLING
Vi viser til vår klage på avslag om dokumentinnsyn. Vi ba om innsyn i dokumentet [dato]. Klagen ble fremmet [dato].
Ettersom det nå er gått [XX dager] uten noen form for tilbakemelding, etterlyser vi svar i saken.
Etter offentlighetsloven skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. § 32 (3).
I Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 153 presiseres at bestemmelsen er tilpasset formuleringen i forvaltningsloven § 11 a for å få frem at også saksforberedelsen skal gjøres raskt. Sivilombudet har i flere saker uttalt at det beror på en konkret vurdering om klagesaken er avgjort «utan ugrunna opphald». Det skal imidlertid mye til for å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker, se for eksempel ombudsmannens uttalelse 16. september 2018 (SOM-2018-1323) med henvisning til ombudsmannens årsmelding for 2008 side 59 (SOMB-2008-7). Sentrale momenter i vurderingen vil blant annet være sakens omfang og karakter.
I sak ehandling av innsynsklager må prioriteres også i perioder med stor arbeidsbelastning. Videre uttaler ombudet:
«Dersom forvaltningens saksbehandling tar for lang tid, vil innsynsbegjæringen lett miste sin aktualitet og betydning. Lang saksbehandlingstid vil undergrave formålet med lovens hovedprinsipp, nemlig at forvaltningens saksdokumenter skal være offentlige for dem som begjærer innsyn. Rask saksbehandlingstid er også viktig av hensyn til allmennhetens tillit til forvaltningen, og vil kunne motvirke at det oppstår mistanke om at forvaltningen legger vekt på utenforliggende hensyn ved å trenere eller vanskeliggjøre behandlingen av innsynsbegjæringer som kan avdekke kritikkverdige forhold eller forhold offentligheten bør ha kjennskap til.
Dersom behandlingen trekker ut i tid, får det betydning for når kravet blir endelig avgjort. Dette kan igjen føre til at saken mister aktualitet og relevans, i strid med hovedhensynene bak offentlighetsprinsippet. I tillegg vil det kunne svekke tilliten til forvaltningen. Det er derfor viktig at lovens krav til saksbehandlingstid overholdes.»
I en egen veileder om behandlingen av innsynskrav som kom ut i forbindelse med covid-19 epidemien, underskrekes det at:
«Offentlighetsprinsippet og offentleglova gjelder som normalt i denne situasjonen. Åpenhet er et generelt mål, og en grunnleggende forutsetning for å lykkes med håndteringen av covid-19-pandemien. Informasjon om pandemien og bakgrunnen for tiltakene som iverksettes er viktig for tilliten til myndighetenes håndtering av krisen og for at tiltakene aksepteres og følges.»
Tilsvarende følger av sak 2008/1718 der Sivilombudet blant annet uttaler:
«Jeg har i tidligere saker (se bl.a. Somb-2007-2) uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Dette innebærer både at klageorganet har en plikt til så raskt som mulig å sette i gang behandlingen av saken (min utheving) ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandlingen, og om nødvendig be førsteinstansen om en redegjørelse. (…)
På samme måten som at ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte ikke uten videre er tilstrekkelig til at behandlingstiden av innsynssakene kan forlenges utover lovens utgangspunkt, kan heller ikke ressursproblemer som skyldes økt saksantall generelt gi grunnlag for å godta lenger behandlingstid enn lovens krav. Selv om jeg har forståelse for at en plutselig økning i saksmengden kan skape problemer med hensyn til overholdelse av kravet til saksbehandlingstid i en periode, har forvaltningsorganet plikt til å sørge for at lovens krav oppfylles, uavhengig av årsaken til ressursproblemene i organet. Som nevnt er det først og fremst egenskaper ved innsynssaken eller de dokumenter det kreves innsyn i, som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt. (…)Jeg kan derfor ikke slutte meg til fylkesmannens syn om at klagesakene avgjøres «uten ugrunnet opphold», fordi det ut fra ressurssituasjonen ikke er mulig å behandle dem raskere. En normal saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse kan vanskelig aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. »
Det følger av ovenstående at alle som er underlagt offentleglova har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og at ressurssituasjonen i organet ikke er et legitimt hensyn for å utsette behandlingen.
Som det også framgår av ovenstående har både klageorganet og førsteinstans ansvar for at klagebehandlingen settes i gang så raskt som mulig, og normalt innen 1-3 virkedager. For klager må disse behandles før det har gått to uker.
På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentleglova. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudet.