Du får avslag fordi det ikke eksisterer en slik sammenstilling som du har bedt om
Hei,
Viser til vårt innsynskrav med saksnummer (…………..) og avslag på dette mottatt (…………dato…………..).
Avslaget er begrunnet med at sammenstillingen vi har bedt om ikke eksisterer. Vi ønsker herved å klage på avslaget.
Vi minner innledningsvis om at formålet med offentlighetsloven er å legge til rette for en åpen og gjennomsiktig forvaltning, og med dette styrke demokratiet og ytringsfriheten.
Offentlighetslovens §9 gir rett til innsyn i sammenstillinger fra organets databaser, dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Justis- og beredskapsdepartementets Rettleier til offentleglova har utdypet hva de legger i dette (s. 44):
«Etter offentleglova § 9 vil eit organ ha plikt til å etablere eit nytt dokument (samanstilling) dersom dette er naudsynt for å etterkome eit innsynskrav, såframt det nye dokumentet (samanstillinga) kan etablerast på grunnlag av opplysningar som finst elektronisk lagra i databasane til organet og samanstillinga kan gjerast ved hjelp av enkle framgangsmåtar.»
Det vil si at ethvert offentlig organ har plikt til å etablere et nytt dokument dersom det er nødvendig for å etterkomme et innsynskrav – såfremt dokumentet kan etableres med enkle fremgangsmåter.
Sivilombudsmannen uttaler i sak 2016/2789 at dersom opplysningene det bes om innsyn i bare finnes i forvaltningens database og ikke er et eksisterende dokument, plikter forvaltningen å foreta en sammenstilling av opplysningene. Gjennom en slik sammenstilling vil det oppstå et nytt dokument i lovens forstand, jf. Jan Fridthjof Bernts kommentar til Offentlighetslovens § 9 i Norsk lovkommentar:
«Bestemmelsen om sammenstilling i offentleglova § 9 ble innført som følge av at den teknologiske utviklingen gjorde det mer og mer praktisk med sammenstillinger av opplysninger som foretas ved hjelp av enkle grep, og at forvaltningen dermed stadig oftere brukte ulike typer registre og databaser som grunnlagsmateriale for sin virksomhet, se NOU 2003: 30 punkt 8.4.7.2.2 side 88. Det ble lagt til grunn at det var nødvendig å tilpasse offentleglova til denne utviklingen, for å unngå at omfanget av innsynsretten faktisk ble redusert.»
I Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova (s. 44-45) heter det:
«Blir resultatet av samanstillinga eit dokument som fell inn under eit av unntaka i lova, vil det på vanleg vis kunne nektast innsyn i dokumentet på det grunnlaget. Dette vil organet normalt ikkje kunne sjå før samanstillinga er gjennomført, og det kan dermed ikkje nekte å gjennomføre ei samanstilling med tilvising til at resultatet vil kunne haldast utanom innsyn. Dette gjeld jamvel om alle eller nokre av opplysningane som skal inngå i samanstillinga isolert sett skal eller vil kunne haldast utanom innsyn, av di det av den grunn ikkje utan vidare er slik at heile resultatet av ei slik samanstilling vil kunne haldast utanom innsyn.»
Sivilombudsmannen uttaler i sak 2014/2291 at det som regel vil være nødvendig å opprette sammenstillingen det er bedt om innsyn i, for å kunne vurdere innsynsspørsmålet. Her understreker de også et av Offentlighetslovens hovedprinsipper om at det er opplysninger som kan unntas, ikke hele dokumenter eller sammenstillinger:
«Selv om det kan tenkes at enkelte opplysninger i sammenstillingen vil måtte unntas som taushetsbelagte (…), er det vanskelig å se at det kan foretas en forsvarlig vurdering av innsynsspørsmålet uten å etablere sammenstillingen først. Det vises i den forbindelse til at offentleglova § 13 gjelder «opplysningar», og ikke dokumenter. At enkelte opplysninger i sammenstillingen eventuelt skal unntas offentlighet som taushetsbelagt, innebærer dermed ikke at hele sammenstillingen skal unntas offentlighet.»
Sivilombudsmannen uttaler i sak 2013/2480 at man må kunne forvente at den datatekniske kompetanse som organets ansatte har til å trekke ut opplysninger fra databasene, også må være tilgjengelig for den som krever innsyn etter bestemmelsen, og at det må kreves en viss grad av datakyndighet fra forvaltningens side:
«Ved vurderingen av om lovens vilkår er oppfylt, må det kunne forutsettes at den eller de som skal foreta den aktuelle sammenstillingen, har tilstrekkelig kompetanse til å hente ut informasjon fra databasen på enklest mulig måte. Kravet må altså forstås slik at sammenstillingen må kunne gjøres med ‘enkle fremgangsmåter’ av personell som har tilstrekkelige fagkunnskaper til å sammenstille informasjon fra den aktuelle databasen.»
Vi minner om at det bare kan gjøres unntak fra Offentlighetsloven der det er et reelt behov for unntak som veier tyngre enn det generelle hensynet til offentlig innsyn. Dette er et grunnleggende prinsipp som både følger av plikten til å utøve merinnsyn etter Offl. §11 og som Stortinget vektla i sin behandling av offentleglova i Innst. O. nr. 41 (2005-2006) punkt 2.4.2:
«Flertallet legger til grunn at lovgivers intensjon var og fortsatt er, at man på tross av mulig hjemmel til å nekte innsyn likevel skulle vurdere å gi innsyn dersom det ikke ville være betenkelig. Flertallet legger til grunn at forvaltningen har en plikt til å vurdere meroffentlighet. Det må i denne sammenheng tas hensyn til lovgivers intensjon om åpenhet som hovedregel.»
På bakgrunn av dette ber vi om en ny vurdering av vårt innsynskrav. Vi ber også om at sammenstillingen det er bedt om blir utlevert i ønsket format jmfr. Sivilombudsmannens uttalelser i sakene 2016/726 og 2016/880: «Dersom de øvrige vilkårene for å kunne kreve en sammenstilling etter § 9 er oppfylt, taler gode grunner for at den innsynsberettigede skal kunne spesifisere hvilket format vedkommende ønsker.»
Dersom avslaget opprettholdes, ber vi om at vår klage oversendes klageinstans «uten ugrunna opphold», med kopi til oss, i tråd med offentleglova §32(1).
Mvh