Re: Journalføringsdato / Journalføringsplikt fo…

Journalføringsdatoen:

Du skriver ikke hvilket Noark-system som brukes, men det er i noen av dem fullt mulig å endre journalføringsdato, enten ved å gjøre det direkte eller svare «ja» på spørsmål om oppdatering av journalføringsdatoen når et dokument har fått en ekspedert-status. Dagens dato er standard for journalføringsdato når en journalpost opprettes, og siden ikke alle dokumenter ferdigstilles den dagen de påbegynnes, bør datoen endres, men det er altså ikke et krav i alle systemer om at det skal gjøres automatisk.

Ved flytting av journalposter kan det også bli «rot» i nummerrekkefølgene, og flytting er ganske normalt i arkivene.

Alle slike transaksjoner blir selvsagt logget, men hvor leselig/tilgjengelig den loggen er, varierer også fra system til system og ved systemoppsettet av Noark-systemet i den enkelte virksomhet. Å få/ta ut rapporter fra loggen er ikke standard.

Journalføring av innsynskrav for særlovsorgan:

Faller særlovsorganet inn under offentleglova, så gjelder vel arkivforskriftens bestemmelser om journalføring. Men det er «lang tradisjon» mange steder for ikke å journalføre innsynskrav selv om f.eks. Sivilombudsmannen har kritisert slike mangler. Kulturdepartementet har under arbeid en høringssak om endring av arkivforskriften der de bla.a foreslår en del endringer i journalføringsplikten for visse innsynskrav (men ikke for arkiveringsplikten). Den saken er fremdeles under arbeid, så journalføringsplikten gjelder nok (inntil videre).

Opplisting av datoer:

De fleste felt i en noark-journal er søkbare og alle systemleverandørene har gode søke- og listefunksjoner i systemet der søkeresultatene kan eksporteres til f.eks. Word og Excel. Det er svært enkelt og krever f.eks. ikke skripting eller sql-søk i databasen hvis det er den type base en har.