Re: Innsyn kalender i Outlook

Interessante drøftinger her, hva gjelder dokumentbegrepet. Som nevnt mener jeg det er to måter å angripe spørsmålet, for den som ønsker innsyn.

Tidspunktet for når et dokument i offentleglovas forstand er å regne som ferdigstilt er relevant dersom velger en innfallsvinkel der en ser på kalenderen som ett dokument. Da må det være ferdigstilt, før det regnes som et dokument i offentlighetslovens forstand. Jeg mener det er mulig å hevde at samtlige enkeltstående kalenderhendelser som er tilbakelagt – f.eks. i skrivende stund samtlige kalenderhendelser for august måned – vil utgjøre et saksdokument i offentlighetslovens forstand.

Velger en den andre innfallsvinkelen, som er å kreve en sammenstilling fra kalenderen med hjemmel i § 9, mener jeg at tidspunktet for kalenderhendelsen i første omgang blir irrelevant. Et offentlig organ kan ikke nekte å gjennomføre en sammenstilling med henvisning til at resultatet vil kunne unntas offentlighet, dette er normalt noe en først vil kunne se etter at sammenstillingen er utført (se Justisdepartementets rettleiar 4.4.3). Dersom en velger å trekke ut samtlige kalenderhendelser registrert på en person, og inkluderer de fremtidige kalenderhendelsene, vil det kunne drøftes hvorvidt disse opplysningene kan unntas, men da er det ikke lenger hvorvidt dokumentet er «ferdigstilt» som er vurderingstema: Resultatet av sammenstillingen utgjør på vanlig måte et saksdokument i offentlighetslovens forstand.

Vedrørende dette siste er vi inne på et noe komplisert område av jusen, som hittil ikke er avklart i form av prinsipputtalelser: Skal innsynsretten etter § 9 være reell, så må en nødvendigvis kunne trekke ut opplysninger fra en database, selv om opplysningene på uttrekkstidspunktet ikke har vært gjenstand for saksbehandling fra det offentliges side. I motsatt fall blir innsynsretten etter bestemmelsen illusorisk.

Et konkret eksempel for å illustrere:Ta for eksempel et kommunalt register over utleieboliger. Slike baser er typisk opprettet til bruk for kommunens interne saksbehandling, registrering av utleieobjektet, forfatning, leietaker, og andre nøkkelopplysninger. Selv om opplysningene er opprettet først og fremst for internt bruk på boligkontoret, mener jeg uttrekk fra et slikt register vil ligge helt i kjernen av hva bestemmelsen tok sikte på å omfatte. Se f.eks. innstillingen fra lovutvalget (NOU 2003:30) 8.4.7.2.2: «Forvaltningen bruker stadig oftere ulike typer registre og databaser som grunnlagsmateriale for sin virksomhet. Dersom ikke offentlighetsloven tilpasses denne utviklingen, kan omfanget av allmennhetens innsynsrett faktisk bli redusert».

Til slutt, jeg synes slett ikke det er «uetisk» at offentlig ansatte samordner private og arbeidsrelaterte gjøremål i kalendersystemet, der dette lar seg gjøre teknisk. På min arbeidsplass – Kommunal Rapport – har jeg fire ulike kalendere, hvorav min private kalender er en av dem. Men i det øyeblikket et offentlig organ mener å kunne unnta et dokument – i dette tilfellet kalenderen – fordi de offentlig ansatte også har brukt systemet til private gjøremål, da har vi et kjempeproblem.

For eksempel har e-postens inntog de siste tiårene uthulet innsynsretten kraftig. Også her er det et vanlig argument å hevde at tjenestemennene mottar mye annen epost som ikke er jobbrelatert på epost-boksen de har som offentlig ansatte. Og dermed har man stilltiende akseptert en praksis der post som ellers gikk via postmottaket for registrering og journalføring, nå er blitt opp til den enkelte saksbehandler å registrere og journalføre. For mens det teknisk sett fullt ut er mulig å gjøre automatisk journalføring og registrering av e-posten til hovedregelen, er det unntaket som er hovedregelen: Det er opp til den enkelte ansatte selv. Sjekk en hvilken som helst postjournal og let etter epostmeldinger og tekstmeldinger, se hvor mye du finner….

I et demokratisk perspektiv mener jeg personlig at denne utviklingen og bruken av offentlige ressurser er langt mer «forkastelig», enn at offentlig ansatte skal få lov til å kose seg med gratis kalendersystem for registrering av private gjøremål.