Re: Innsyn – ‘ikke nektet da dokument er slettet’

Hei!

Offentlighetsloven er teknologinøytral, dvs den gjelder for all informasjon som er en del av saksbehandlingen i forvaltningen. Mao. gjelder den også e-post. Foruten sikker praksis på dette, står det nå i offentleglova § 4(1). Du bør derfor definitivt klage til Fylkesmannen over at du ikke fikk innsyn i e-posten. Den begrunnelsen du fikk om at den ville bli feil «tidskronologisk» er ikke en gyldig begrunnelse for å unnta dokumentet. Om e-posten inneholder noe som ikke er saksbehandling (som personlige meldinger som ikke angår saken), kan disse fjernes, mens resten er et saksdokument for kommunen som er underlagt innsynsretten.

Du bør også ta kontakt med it for å høre om e-posten kan gjenfinnes. Som nevnt over er e-posten en del av kommunens saksdokumenter, og sletting av denne er det samme som å kaste et fysisk dokument som egentlig skulle ha vært arkivert. Er det mulig å gjenfinne e-posten, mener jeg de har plikt til å gjøre det (forutsatt at dette er et dokument som er arkivverdig). 1 times arbeid for dette er ikke urimelig. Du kan også henvise til offl. § 9 som gir rett til innsyn i opplysninger som ligger elektronisk lagret i databaser hos kommunen, såfremt dette kan gis med relativt enkle framgangsmåter.

Det er viktig at du påklager dette, slik du beskriver saken virker det som at kommunen har et feilaktig syn på e-post og innsynsrett/journalføring. I klagen bør du ta opp både det faktum at du ble nektet innsyn i e-posten og og at du ble nektet i andre runde fordi den ble slettet.

Ta gjerne kontakt igjen hvis du fortsatt får problemer.