Re: Arkiveringsplikt
Jeg er enig i at man må ta utgangspunkt i følgende: : 1) om dokumentet er gjenstand for saksbehandling 2) om dokumentet har verdi som dokumentasjon. Er kun ett av kriteriene oppfylt, er det arkiveringsplikt. Er begge oppfylt, er det journalføringsplikt
Til punkt 4.
Dokumentet har verdi som dokumentasjon. Dersom et departement tar seg bryet med å sende dere dokumentet med kommentar, så er det av verdi. Ellers burde ikke departementet sende dere dokumentet.
Dere får ingen oppgave. Dokumentet utløser ikke direkte en skriftlig saksbehandling. Dersom dette kapittelet angår dere, bør dere av eget initiativ bruke dette som bakgrunn i annen saksbehandling. Da er det gjenstand for saksbehandling.
Uansett, får man et dokument tilsendt fra et departement, vil noen uansett få det tildelt for å se om det er relevant. Det er faktisk en form for saksbehandling bare det.
Journalpliktig.
Til punkt 5a
Det har verdi som dokumentasjon på samme måte som i punkt 4.
Om dere står på kopilisten eller ikke har liten betydning. Ofte er det tilfeldig om noen er på kopilisten eller som ordinær mottaker. Dersom dere av eget initiativ setter i gang saksbehandling på bakgrunn av dette, eller bruker informasjonen der som bakgrunnsmateriale i annen saksbehandling, vil det være gjenstand for saksbehandling.
I de fleste tilfeller er dokumentet journalpliktig.
Til punkt 5b
I utgangspunktet gjelder det samme som i punkt 5a. Massedistribuerte dokumenter vil oftere nå mottaker det ikke er relevante for. De vil oftere ikke være gjenstand for saksbehandling og derfor ikke så ofte journalpliktige. Det er tenkelig også med tilfeller der det heller ikke er arkivpliktig.
Til Punkt 7.
Måten det er gjort på tilsier faktisk både journalføring og arkiveringsplikt, men hadde du vært litt mer ?rutinert? så hadde du kunne unngått det. Dokumenter du får se, men som du ikke får, utløser verken arkiveringsplikt eller journalføringsplikt for dokumentet er ikke deres. Du kunne ha lånt dokumentet og sittet hos Fylkesmannen og lest hele dokumentet før det ble levert tilbake.
Et annet poeng i denne saken er at eksempelet ditt også utløste en journalføringsplikt hos Fylkesmannen for utsendelse av det dokumentet til dere. Den er det lett å glemme.