Re: Arkiveringsplikt

Definisjonen av begrepet saksbehandling i arkivforskriften er ikke helt klinkende klart og det viser vel også denne diskusjonen. Siden det i arkivforskriften er satt opp et skille mellom saksbehandling og behov for dokumentasjon, må vel regelverksforvalter ha ment at det skal være mulig å skille mellom disse to begrepene. Kulturdepartementet har i høringsutkastet om journalføring av SMS og om innsynsbehandling er lik saksbehandling, drøftet saksbehandlingsbegrepet og de prøver å få fram hvor grensen mellom saksbehandling og ikke-saksbehandling går.

Jeg synes at noen av eksemplene i denne diskusjonen er eksempler på kun dokumentasjonsbehov og at det ikke er saksbehandling. Men dette er skjønn, og virksomheten må selv utøve det.

Jeg er ellers litt forundret over hvordan det «fortrolige dokumentet» er foreslått behandlet. Nei, man kan og skal ikke unngå jounalføringsplikt ved enten bare å lese et dokument hos avsender eller returnere det. Jo mer sensitivt eller fortrolig et dokument er, des større grunn til å journalføre (eller arkivere)! Arkivet er virksomhetens felles hukommelse. Hvis vi skal basere denne hukommelsen på hva saksbehandlere har lest av dokumenter i et møte, blir det helt feil.