Hei!

Offentligehtsforskriften § 9.1 er vel den paragraf som faktisk omhandler at dokumenter blir unntatt offentlighet med tiden »

Det kan gjerast unntak frå innsyn i dokument og journalar som er avleverte til arkivdepot når originalane er i så dårleg stand at dei ikkje toler handtering eller kopiering, eller arkivordninga gjer det urimeleg arbeidskrevjande å finne materialet eller å sikre at opplysningar som er underlagde teieplikt eller graderte ikkje blir leverte ut. «

Det står kanskje ikke i klartekst i loven, men innsynsretten gjelder dokumenter og informasjon som finnes i organet. Dersom organet av ulike årsaker ikke er i besittelse av dokumentet har man ikke innsynsrett. Dette gjelder også dersom organet har slettet en e-post som skulle ha vært arkivert.

I din sak er det vel heller arkiveringsplikten og plikten til å vedlikeholde et arkiv som er forsømt. Dette er ikke et forhold som du normalt vil regnes som part i og derfor ikke har formell klagerett på.

Hvis du skal i retten er vel heller regelverket rundt å holde tilbake informasjon eller bevisforspillelse som er relevant. Det har ikke jeg peiling på.

Problemstillingene er utelukkende av prosessuell karakter og skyldes bare prosessuelle krumspring fra kommunens side. En lignende problemstilling er «i hvilken grad» et dokument (rent prosessuelt) må eksistere for at man kan kreve innsyn. Må det eksistere med alminnelig sannsynlighetsovervekt (51%) eller må det være ende sikrere? 

Spørsmålet er aktuelt fordi kommunen anfører at jeg tidligere HAR fått innsyn i en konkret utpekt dokumentforsendelse (sitat) i den grad den har eksistert (noe som kan tenkes jeg har, jeg er i tilfelle uvitende om hvilke konkrete dokumenter/vedlegg forsendelsen hhv eposten inneholdt). Nå må jeg potensielt føre bevis for forsendelsens eksistens (noe jeg gjerne ønsker, forutsatt at spørsmålet prosessuelt sett er relevant). 

Hvis kommunen nå velger å vedgå at forsendelsen eksisterte, men at også denne forsendelsen i mellomtiden har gått tapt, har jeg ingen (innsyns-)rettslig interesse å bevise dens tidligere eksistens (og kan da heller ikke indirekte få innsyn ved å kreve vitneforklaring i rettsmøtet). Å tvangstilbakelevere alle papirene jeg tidligere har fått (reparere tapet/slettingen) for deretter kreve at de gir innsyn ved  å utpeke hvilke vedlegg hhv forsendelsen/eposten inneholdt får jeg vel neppe lov til? Å eventuelt endre påstand til erstatning vil jeg vente i det lengste med (pga rettskraftvirkninger).

Mer generelt mener jeg at man burde lage en egen «metode-spalte» her på forumet for hvordan en offentlig instans unngår innsyn. Sletting av eposter (som jeg ser at flere har blitt utsatt for) er jo en anvendelig metode all den tid parten ikke har rettslig interesse i forhold til brudd på disse betemmelsene. Selv om en slik metodespalte kan fremstå som oppfordring til lovbrudd vil den nok virke i motsatt retning (ved bevisstgjøring av hva man bør se etter når et organ oppfører seg på en overraskende måte).

Jeg velger å ikke kommentere din opprinnelige sak mer, fordi jeg ikke har noe mer å bidra med. Du hadde et forslag som jeg synes er interessant:

«Mer generelt mener jeg at man burde lage en egen «metode-spalte» her på forumet for hvordan en offentlig instans unngår innsyn.»

For å begynne flåsete. Du bør spørre FAD, for de har prøvd de fleste metodene for å unngå innsyn.

Den eneste metoden som det er åpnet for er at dersom en etat prøver å unngå innsyn så kan man klage til overordnet organ.

Noe som derimot er interessant er hvordan kan man bevise at dokumentasjon/informasjon eksiterer (eller eksisterte på et bestemt tidspunkt) , selv om det ikke er journalført og etaten hevder det ikke er det.

En sak jeg kjenner er at en person sendte en lang klage e-post til fylkesmannen over et forliksråd. Hun selv reagerte på at klagen ikke ble journalført og hadde en lang e-postkorrespondanse med saksbehandler om det. Til slutt sendte hun klagen på nytt inkludert informasjon om at hun hadde sent sendt klagen tidligere. Hun la også igjen informasjon om e-postkorrespondansen. Den siste klagen ble journalført av arkivet. Da hadde hun etterlatt bevis på unndragelse av innsynsretten ved manglende journalføring.

Når det gjelder korrespondanse er det også mulig å prøve seg hos kommunikasjonsmotparten.

Har du noen kilde for at retten til innsyn i et dokument opphører når organet taper besittelsen til dokumentet? Både grunnloven paragraf 100 og forvaltningsloven p 18 (som er grunnlaget mitt) definerer innsynsretten uavhengig av noe pliktsubjekt, som en ren objektiv rett. At offentligloven definerer retten mer indirekte (hvem/hvor man fremmer et krav) er vel bare et forsøk på å gjøre rettigheten mer operativ.

En slik tolkning støttes muligens også av retten til innsyn i utgående dokumenter. Her oppstår rettigheten eksakt på det tidspunktet og til den informasjonen som organet mister besittelsen til – det originale brevet.

Rent praktisk vil organet (dersom det følger øvrige bestemmelser) evne å umiddelbart gi innsyn i den samme informasjonen, ved å fremstille en kopi fra sitt arkiv. Å hevde at man mister selve retten til å gjøre seg kjent med opplysningene når/dersom organet glemmer å lagre en kopi av brevet (og dermed ikke plikter å forsøke å reparere feilen ved å spørre mottaker om vedkommende er villig å levere tilbake en kopi) er kanskje noe søkt.

Jeg mener det er riktigere å knytte rettigheten til selve dokumentet, uavhengig av om ingen organer har en aktuell evne til å gi innsyn. 

Jeg ser mer praktisk på det. Eksisterer ikke et dokument, så er det umulig å se det. Om du har aldri så mye rett til å se dokumentet, så lar det seg ikke gjøre.

Du kan allikevel ha andre rettigheter på basis av dokumentet.

Dersom dokumentet ikke er der det burde være, i arkivet, så har man jo en plikt til å prøve å finne det igjen. Seriøse organisasjoner tar jevnlig backup av både arkivsystemet og e-postssystemet. Det er litt jobb, men det går, så lenge dokumentet fantes på et backuptidspunkt.

Dersom dokumentet er slettet, vil jeg tro at innsynsretten opphører. Jeg finner ikke noe i rettleiaren til offenlteglova som støtter synet, men det er likevel rimelig å annta at slik er det.

Det er likevel noe du muligens kan gjøre, nemlig å anmelde virksomheten for uhjemlet kassasjon av dokumentet. Dersom e-posten er et saksdokument/arkivdokument for organet, dvs. de har hatt det i sin besittelse og det omhandler ansvarsområdet eller driften til organet, skulle det vært arkivert.

Å ikke arkivere det strider mot § 6 i arkivlova, samt et rundskriv fra Riksarkivaren i 1999 eller 2000 om arkiveringsplikt. Arkiveringsplikten omfatter mer enn det som skal journalføres. Å slette arkivdokumenter uten godkjennelse fra Riksarkivaren strider mot arkivloven § 9 c og arkivforskriften § 3-21.

Aner ikke om dette er til hjelp…

Jeg mener kunnskap om informasjonen i dokumentene er selve «godet» man ønsker seg. Dette bør da være den «materielle retten». Et ordinært innsyn (å få en kopi på papir eller elektronisk) bare et middel, nærmest en prosesuell rettighet. (Analogisk så er det kjøpekraften og ikke selve pengeseddelen som er det materielle godet de fleste er opptatt av).

Vilkårene for at retten oppstår er ikke nødvendigvis de samme som at retten opphører.Tap/sletting av selve dokumentet, hindrer et ordinært innsyn. Men når retten først er etablert (ved at det BLE utarbeidet et dokument som ga rett til innsyn), er muligens rettigheten fortsatt intakt, uavhengig av om/hvor informasjonen fortsatt er lagret?

Selv om problemstillingen kan virke søkt, tror jeg spørsmålet muligens er særdeles relevant for hvorvidt man faktisk kan oppnå den materielle rettigheten, også i mer typiske tilfelle. (Jeg velger min problemstilling som eksempel og beklager dersom det blir for mange detaljer):

Enhver rett er bare effektiv dersom man i ytterste konsekvens kan sette makt bak kravet (i praksis få retten tvangsfullbyrdet eller subsidiært få indirekte innsyn ved å kreve opplysninger om et tapt/slettet dokument). Det er dette mitt innsynsøkonomiske (del-)prosjekt handler om. Kan man få kunnskaper om innholdet i et (potensielt) sensitivt dokument, dersom man er villig til å bruke alle lovlige, ordinære virkemidler.

Jeg forsøker å få vite om en helt konkret e-post fra Oslo kommune til en dommer ved Oslo tingrett inneholdt et fotografi. Oslo tingrett har slettet e-posten. Oslo kommune har sålangt ikke svart på om de har slettet e-posten (men nekter å bekrefte hvilke vedlegg den inneholdt). I september i fjor stevnet jeg derfor kommunen med krav om utlevering av e-posten (og noen flere dokumenter samt journalene), en sak som skal behandles av Follo tingrett (Oslo tingrett har erklært seg inhabil).

Dersom e-posten nå faktisk er slettet, er det neste (siste?) spørsmålet om jeg nå indirekte kan få innsyn ved å kreve svar fra avsender (saksbehandleren) eller mottakeren (dommeren) ved å føre dem som vitner i innsynssaken.

Dersom man bare har lov å gjøre seg kjent med dokumentenes innhold frem til de er tapt/slettet, kan kommunen nå unngå å måtte stille med vitner ved å slette e-posten senest dagen før hovedforhandlingen. Da kan jeg bare få innsyn ved å endre påstand til erstatning (noe jeg helst ikke vil gjøre, da det medfører en rekke andre problemstillinger og rettsvirkninger).

Hvis jeg skulle nå frem med min uvanlige (og svært kostbare) metode vil det likevel kunne ha en indirekte effekt ved at alle som heretter forsettelig sletter/mister sensitive dokumenter, må kalkulere med en ny type oppdagelsesrisiko. Risikoen er nok lav men den potensielle omdømmekostnaden uhyre stor ((hva er den korrekte termen, jeg har ikke studert sosiologi – reduksjon i anseelse / sosial kapital?)). Det kan virke preventivt. Jeg tror det avgjørende i mitt tilfelle kan bil i hvilken grad Oslo tingretts potensielle omdømmekostnad (gjerne ubevisst) påvirker Follo tingrett – en slags utformell habilitetssmitte.

Siw er inne på spørsmålet om hva jeg (man) ellers kunne gjort.

Å anmelde brudd på den type bestemmelser har (for en ukjent privat part) absolutt ingen virkning. Politiet henlegger saken straks (jeg har forsøkt, det tok 1 dag) og organet får ikke engang vite at de har blitt anmeldt. Skal politiet gjøre noe må saken få oppmerksomhet (jf teppegavetaksering) eller fremstå som både alvorlig og troverdig. Sivilombudsmannen er nok et noe bedre alternativ (men uten materiell virkning i den konkrete saken).

Det generelt raskeste og mest virkningsfulle er nok å ?anmelde? forholdet til media, men det forutsetter både en salgbar fortelling og at man har råd til omdømmekostnadene et slikt veddemål medfører.

Bjarne: A propos backup så er det ikke riktig. Oslo tingrett opplyste, i det samme brevet hvor de vedgikk at de hadde slettet e-posten, at de hadde undersøkt backupen. Domstolsadministrasjonen (som drifter domstolenes e-post system) hevdes ikke lenger å ha backup av så gamle e-poster (er det sannsynlig eller kan det tenkes bare å være enda en «uheldig misforståelse/upresis formulering»?)

Jeg har forsøkt å spørre Oslo Tingrett bl.a. om NÅR de slettet e-posten (kravet ble fremsatt 8 dager etter at e-posten var sendt), men sorenskriver Geir Engebretsen har skrevet et hyggelig brev til meg hvor han skriver at Oslo tingrett ikke ønsker å svare på flere spørsmål (fordi han ikke anser slike spørsmål for relevant i min sak).

Generelt sett har ingen av våre domstoler arkiv over dokumentene i straffesaker. Dermed er det opp til påtalemyndighetene (i parkeringssaker: kommunene) å holde orden på dokumentene. Et av problemene er at man i ettertid ikke kan få vite eksakt hvilke dokumenter som ble sendt domstolen (slik som i mitt tilfelle) medmindre motparten husker å sende kopi av (eksakt de samme) dokumentene til «tiltalte» samtidig (samt journalføre alle disse forsendelsene), noe i det minste kommunen ikke alltid føler noe behov for.

Etter at selve parkeringstvisten var avgjort har jeg funnet både følgebrev og konvolutter tilhørende forsendelser til/fra tingretten som kommunen ikke har journalført og som jeg ikke kjenner innholdet i. Papirbunkene tyder på at det sendes litt forskjellige utgaver av både følgeskriv og vedlegg til hhv parten og domstolen, en feil som er vanskelig å oppdage (og i de alle fleste tilfeller må antas å være gjort helt ubevisst). Hvor store forskjeller som skal til før det har noen reell betydning er ikke godt å vite (og umulig å bedømme når dokumenter i ettertid går tapt/blir slettet).

Om Oslo kommunes backupsystem dekker e-posten (dersom den er slettet) gjenstår å se.