Jeg mener at svaret på spørsmålet må være et litt betinget ja. Ser en hen til offentlighetslovens dokumentbegrep:

«Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet».

At det i en Outlook-kalender befinner seg en logisk avgrenset informasjonsmengde beregnet på senere lesing, og at opplysningene angår ansvarsområdet til organet er lite tvilsomt – i motsatt fall snakker vi om en offentlig ansatt som organiserer sine private gjøremål gjennom arbeidsverktøy betalt av det offentlige. At kalenderen er omfattet av offentlighetslovens saksdokument, mener jeg vi må kunne fastslå.

Opplysningene vil i tillegg enkelt kunne «sammenstilles» og gis ut i henhold til offentleglova § 9. Også en skjermdump kan regnes som en sammenstilling.

Imidlertid vil et slikt dokument i sin karakter som utgangspunkt falle inn under definisjonen av et internt saksdokument etter offentleglova § 14. Her er det som kjent likefullt påkrevet å vurdere om det – selv om opplysningene er interne – likevel kan gis ut helt eller delvis (merinnsynsvurdering). Se særlig Justisdepartementets rettleiar til offentleglova punkt 7.5 (s. 121) for utfyllende informasjon.

Jeg mener det i merinnsynsvurderingen vil være fullt mulig å prosedere på at det er vanskelig å se noen reelle skadevirkninger av at det gis innsyn i hvilke gjøremål offentlig ansatte har, snarere tvert imot, gjøremålene gjør de på vegne av allmennheten, og det styrker tilliten til det offentlige om opplysningene gjøres kjent.

I tillegg mener jeg behovet for innsyn blir sterkere, jo større grad av tillit den offentlige ansatte er avhengig av. Med andre ord, jo høyere opp i systemet, jo vanskeligere bør det være å kunne unnta dokumentet.

Så vidt meg bekjent finnes det ingen prinsippavgjørelser på dette temaet, så det er supert om noen har lyst til å være prøveklut.

Jeg er en offentlig ansatt og har en kalender i Outlook.

For meg er kalenderen et uferdig frem til og med de aktuelle møtene. Etter møtene har jeg ting stående i kalenderen for senere avlesning, men av den enkle grunn at jeg ikke ser noen grunn til å slette det.

I kalenderen min kan det være flere parallelle møter. I kalenderen min er det også møter jeg vet jeg ikke kommer til å gå på. Jeg har også private avtaler der. Ofte forteller møte tittelen lite om selve møtet. Jeg går også av og til i møter som ikke står i kalenderen.

Jeg kan altså argumentere med at den kalenderen er utferdig, misvisende, inneholder privat informasjon og ikke er ment for senere avlesning.

Hva er kalenderen min. er det bare oversikten som viser når møtene er og møtets tittel, eller er rapportene som ligger ved innkallingene inkludert. Er navnet på de andre deltakerne inkludert?

Da kalenderen er uferdig, ville jeg ved innsynskrav og pålegg om utlevering rydde i kalenderen. Da ville uansett det jeg ikke vil skal komme ut, forsvinne.

Det vil altså være utfordringer med et slikt innsynskrav.

Man må også tenke på at dersom du ba om innsyn i min kalender, vil jeg føle at noen er ute etter meg personlig selv om du ikke har ment å være kritisk til meg verken personlig eller profesjonelt. Det betyr: tenk to ganger før du sender et slikt innsynskrav.

En offentlig ansatts kalender er aldri «opprettet» i offentleglovas forstand, fordi selve kalenderen aldri ferdigstilles. Kalenderen faller derfor utenfor offentleglovas dokumentbegrep, se offentleglova § 4 første ledd med kommentarer i Rettleiaren, hvori det i sistnevnte heter at «Eit dokument vil som regel kunne reknast som ferdigstilt når det ikkje lenger er aktuelt å gjere endringar eller tilføyingar i det».

De enkelte møteoppføringer i kalenderen kan imidlertid også regnes som saksdokumenter. Heller ikke disse ferdigstilles i den forstand at de ikke kan redigeres, men det er som regel ikke aktuelt å gjøre endringer i dem når møtedatoen er passert. Møteoppføringene er derfor e.m.m. saksdokumenter når de er historiske. Begrepet «møteoppføring» dekker alt i møteinnkallingen, fra deltakerliste til inntatte vedlegg.

Saksbehandlers rent private møteoppføringer omfattes i utgangspunktet ikke, da disse ikke er saksdokumenter «for organet». (Og implikasjonen om at det er uetisk å samordne private og arbeidsrelaterte møter i jobbkalenderen, vanligvis i hensikt å vite når man er opptatt på annet hold og ikke, er forkastelig.)

Et poeng som Trykk Leif indirekte er inne på er at du ikke har krav på noe som ikke eksisterer på vedtakstidspunktet. Generelt sett er ikke kalenderen eller møteinnkallingene arkivverdige (utfyllende forskrift III 0.09 for statsforvaltningen, IV § 4-8 jfr. § 4-6 for kommunalforvaltningen), de blir ikke arkivverdige om det skulle komme et innsynskrav som dekker dem, og følgelig er det hverken ulovlig eller belagt med sanksjoner om de kasseres i perioden mellom innsyn og vedtak.

Interessante drøftinger her, hva gjelder dokumentbegrepet. Som nevnt mener jeg det er to måter å angripe spørsmålet, for den som ønsker innsyn.

Tidspunktet for når et dokument i offentleglovas forstand er å regne som ferdigstilt er relevant dersom velger en innfallsvinkel der en ser på kalenderen som ett dokument. Da må det være ferdigstilt, før det regnes som et dokument i offentlighetslovens forstand. Jeg mener det er mulig å hevde at samtlige enkeltstående kalenderhendelser som er tilbakelagt – f.eks. i skrivende stund samtlige kalenderhendelser for august måned – vil utgjøre et saksdokument i offentlighetslovens forstand.

Velger en den andre innfallsvinkelen, som er å kreve en sammenstilling fra kalenderen med hjemmel i § 9, mener jeg at tidspunktet for kalenderhendelsen i første omgang blir irrelevant. Et offentlig organ kan ikke nekte å gjennomføre en sammenstilling med henvisning til at resultatet vil kunne unntas offentlighet, dette er normalt noe en først vil kunne se etter at sammenstillingen er utført (se Justisdepartementets rettleiar 4.4.3). Dersom en velger å trekke ut samtlige kalenderhendelser registrert på en person, og inkluderer de fremtidige kalenderhendelsene, vil det kunne drøftes hvorvidt disse opplysningene kan unntas, men da er det ikke lenger hvorvidt dokumentet er «ferdigstilt» som er vurderingstema: Resultatet av sammenstillingen utgjør på vanlig måte et saksdokument i offentlighetslovens forstand.

Vedrørende dette siste er vi inne på et noe komplisert område av jusen, som hittil ikke er avklart i form av prinsipputtalelser: Skal innsynsretten etter § 9 være reell, så må en nødvendigvis kunne trekke ut opplysninger fra en database, selv om opplysningene på uttrekkstidspunktet ikke har vært gjenstand for saksbehandling fra det offentliges side. I motsatt fall blir innsynsretten etter bestemmelsen illusorisk.

Et konkret eksempel for å illustrere:Ta for eksempel et kommunalt register over utleieboliger. Slike baser er typisk opprettet til bruk for kommunens interne saksbehandling, registrering av utleieobjektet, forfatning, leietaker, og andre nøkkelopplysninger. Selv om opplysningene er opprettet først og fremst for internt bruk på boligkontoret, mener jeg uttrekk fra et slikt register vil ligge helt i kjernen av hva bestemmelsen tok sikte på å omfatte. Se f.eks. innstillingen fra lovutvalget (NOU 2003:30) 8.4.7.2.2: «Forvaltningen bruker stadig oftere ulike typer registre og databaser som grunnlagsmateriale for sin virksomhet. Dersom ikke offentlighetsloven tilpasses denne utviklingen, kan omfanget av allmennhetens innsynsrett faktisk bli redusert».

Til slutt, jeg synes slett ikke det er «uetisk» at offentlig ansatte samordner private og arbeidsrelaterte gjøremål i kalendersystemet, der dette lar seg gjøre teknisk. På min arbeidsplass – Kommunal Rapport – har jeg fire ulike kalendere, hvorav min private kalender er en av dem. Men i det øyeblikket et offentlig organ mener å kunne unnta et dokument – i dette tilfellet kalenderen – fordi de offentlig ansatte også har brukt systemet til private gjøremål, da har vi et kjempeproblem.

For eksempel har e-postens inntog de siste tiårene uthulet innsynsretten kraftig. Også her er det et vanlig argument å hevde at tjenestemennene mottar mye annen epost som ikke er jobbrelatert på epost-boksen de har som offentlig ansatte. Og dermed har man stilltiende akseptert en praksis der post som ellers gikk via postmottaket for registrering og journalføring, nå er blitt opp til den enkelte saksbehandler å registrere og journalføre. For mens det teknisk sett fullt ut er mulig å gjøre automatisk journalføring og registrering av e-posten til hovedregelen, er det unntaket som er hovedregelen: Det er opp til den enkelte ansatte selv. Sjekk en hvilken som helst postjournal og let etter epostmeldinger og tekstmeldinger, se hvor mye du finner….

I et demokratisk perspektiv mener jeg personlig at denne utviklingen og bruken av offentlige ressurser er langt mer «forkastelig», enn at offentlig ansatte skal få lov til å kose seg med gratis kalendersystem for registrering av private gjøremål.

Paragraf 9-vinklingen er nok bedre enn «dokument»-vinklingen, der har du jo nylig stått for en prinsipputtalelse fra Sivilombudsmannen om hvor mye arbeid man kan kreve av forvaltningen (SOM-2013-2480). Men også for denne vinklingen kommer arkivverdighetsinnspillet i mitt siste avsnitt inn.

Jeg er enig i at tidspunktet for kalenderhendelsen er irrelevant etter § 9, for denne vurderingen er spørsmålet om «enkle midler» mer relevant. Skjermdump av en kalenderhendelse er i seg selv et enkelt middel, men skjermdump av samtlige kalenderhendelser på detaljnivå i løpet av en måned vil fort ligge innenfor «meir tidkrevjande manuelle operasjonar» som ikke er enkle midler.

I en nylig publisert video på Kommunal-Rapport.no demonstreres hvordan alle kalenderhendelser kan eksporteres fra Outlook på under 1 minutt:

http://kommunal-rapport.no/artikkel/nekter_innsyn_i_kalender