Hei,

Høres ut som kommunen din har et stort problem – som ikke er ditt.

Først til spørsmålet ditt om det finnes regler for hvor langt tilbake en postliste skal være «aktiv». Hvis jeg tolker deg dit hen at du lurer på om det finnes regler som regulerer hvor lenge en kommune plikter å ha journalen søkbar på nett, så er svaret nei.

Derimot er temaet innsyn i journaler spekket med «deilige» paragrafer som presse og allmennhet kan ta i bruk for særtilfeller som det du beskriver.

Reglene for hva en journal skal inneholde fremgår av arkivforskriften. Journalen er en av de aller mest sentrale dokumentene for et offentlig organ å bevare for ettertiden. Det er jo selve nøkkelen til å finne frem i arkivene seinere.

Så til den praktiske løsningen på ditt problem: Hva hvis kommunen ikke tilrettelegger for søk i journalen for om gangen mer enn tre måneder tilbake i tid? Slik jeg ser det finnes det to glitrende løsninger på akkurat det problemet:

1) Krev innsyn i en eller flere sammenstillinger fra postjournalen med hjemmel i offentlighetsloven § 9:

Så fremt organet ved hjelp av «enkle fremgangsmåter» kan sammenstille opplysninger til deg, plikter de å gjøre dette. Etter mitt syn er en kommunes arkivsystem et aldeles glitrende eksempel på hvor bestemmelsen kan komme til anvendelse. Hvorfor? Ganske enkelt fordi: Grunnen til at kommunen i utgangspunktet opprettet et arkivsystem, var jo nettopp å organisere organets saksdokumenter på en enkel måte, slik at kommunen selv holder oversikt og enkelt kan søke dokumentene opp. Jeg kan garantere deg at kommunens sak/arkiv-system inneholder funksjonalitet som gjør slike søk til en lek. Typiske søk de kan gjøre (og som du med hjemmel i bestemmelsen kan kreve at de gjør) er:

Oversikt over alle registrerte dokumenter innenfor en gitt tidsavgrensning, eksempelvis den siste uken eller den siste måneden.

Søk etter forekomst av bestemte ord i systemets felt for sakstittel. Eksempelvis alle forekomster av dokumenter med tittelen «rapport», «tilsyn», eller «avvik».

Eller ganske enkelt: En rapport som eksporterer samtlige dokumenter tilbake til journalsystemets oppstart.

Det som er viktig å huske på når det gjelder § 9, er at det er sammenstillingen som må kunne gjøres «med enkle fremgangsmåter». At resultatet av sammenstillingen i seg selv blir et stort saksdokument på mange sider (eller megabyte) er i seg selv ikke relevant for vurderingen.

2) Krev innsyn i postjournalen så langt tilbake i tid du ønsker, med hjemmel i offentlighetsloven § 28 annet ledd:

Dette er i praksis en variant av det siste kulepunktet over. Det er i bestemmelsen om selve innsynskravet i offentlighetsloven, oppstilt krav om en viss avgrensing. Det heter at et innsynskrav må gjelde «ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art». Imidlertid er det i andre punktum inntatt et unntak fra dette kravet. Det heter: «Dette gjeld ikkje når det blir kravd innsyn i ein journal eller liknande register».

Med andre ord: Den postjournalen er din!!

Lykke til – send meg gjerne et vink om utfallet, kanskje kan det være verdt å omtale redaksjonelt.

I was just looking at your Postliste hos kommune – Presse.no website and see that your website has the potential to become very popular. I just want to tell you, In case you don’t already know… There is a website network which already has more than 16 million users, and the majority of the users are looking for topics like yours. By getting your site on this network you have a chance to get your site more visitors than you can imagine. It is free to sign up and you can find out more about it here: http://rhr.online/24kxh – Now, let me ask you… Do you need your website to be successful to maintain your way of life? Do you need targeted traffic who are interested in the services and products you offer? Are looking for exposure, to increase sales, and to quickly develop awareness for your site? If your answer is YES, you can achieve these things only if you get your website on the service I am describing. This traffic network advertises you to thousands, while also giving you a chance to test the network before paying anything at all. All the popular sites are using this service to boost their traffic and ad revenue! Why aren’t you? And what is better than traffic? It’s recurring traffic! That’s how running a successful site works… Here’s to your success! Find out more here: http://rldn.uk/nd

I was just looking at your Postliste hos kommune – Presse.no site and see that your site has the potential to become very popular. I just want to tell you, In case you don’t already know… There is a website network which already has more than 16 million users, and most of the users are interested in websites like yours. By getting your site on this service you have a chance to get your site more visitors than you can imagine. It is free to sign up and you can read more about it here: http://hothor.se/1gj55 – Now, let me ask you… Do you need your site to be successful to maintain your business? Do you need targeted traffic who are interested in the services and products you offer? Are looking for exposure, to increase sales, and to quickly develop awareness for your website? If your answer is YES, you can achieve these things only if you get your website on the service I am talking about. This traffic service advertises you to thousands, while also giving you a chance to test the service before paying anything. All the popular sites are using this network to boost their readership and ad revenue! Why aren’t you? And what is better than traffic? It’s recurring traffic! That’s how running a successful website works… Here’s to your success! Read more here: http://misdivi.de/at

Hello my name is Joselyn and I just wanted to drop you a quick note here instead of calling you. I discovered your Postliste hos kommune – Presse.no website and noticed you could have a lot more visitors. I have found that the key to running a popular website is making sure the visitors you are getting are interested in your subject matter. There is a company that you can get keyword targeted traffic from and they let you try their service for free for 7 days. I managed to get over 300 targeted visitors to day to my site. http://hw23.de/04oz1 – Unsubscribe here: http://aici.cf/3

Det er litt underlig at de offentlige organene kan gjemme bort journalen sin etter ganske kort tid. Jeg ser at f eks Nye Veier fjerner sin journal etter 6 måneder. Selv om det går an å be om journaluttrekk for hele journalen i ettertid, så det blir det ganske ressurskrevende både for den som spør og for organet. I praksis vil jeg si at journalen er helt borte etter utløpet av denne perioden. Det må da være problematisk?