Journalfører ikke e-post

Mange e-brev blir aldri journalført. Sivilombudsmannens tar i sin årsmelding for 2007 et oppgjør med dårlig journalføringspraksis, og ber forvaltningen skjerpe seg.

E-brev utgjør en stadig større del av forvaltningens saksdokumenter. Til tross for dette er det mange som aldri dukker opp i den offentlige journal. I sin årsmelding for 2007 uttaler Sivilombudsmannen at flere klagesaker både i 2007 og tidligere år, tyder på at mange saksrelaterte e-brev ikke blir journalført.
«Dette er foruroligende, fordi journalføring er en grunnleggende forutsetning for at allmennheten kan bruke sin rett til innsyn etter offentlighetsloven. Dersom en ikke vet at et dokument eksisterer, får en heller ikke innsyn i det,» melder ombudsmannen.

Sivilombudsmannen understreker at e-brev alltid skal journalføres når de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder uavhengig av om korrespondansen har en form og et innhold av mer eller mindre uformell karakter. Den administrative ledelsen i et forvaltningsorgan har et ansvar for å sørge for at den enkelte saksbehandler forstår betydningen av at saksdokumenter som mottas til den enkeltes e-postadresse blir registrert i den offentlige journalen.

«Min erfaring er at det i forvaltningsorganene ofte foreligger gode retningslinjer for registrering av e-post. Problemet er at retningslinjene mange steder ikke blir fulgt i praksis. Det er viktig at forvaltningen er klar over dette. Dersom det er behov for det, bør det iverksettes tiltak – for eksempel intern opplæring – for å sikre at rutinene for journalføring følges», avslutter ombudsmannen.

Sivilombudsmannens årsmelding ble overlevert Stortinget 1. april 2008. Årsmeldingen inneholder referat av et utvalg av ombudsmannens uttalelser fra 2007, hvorav 17 handler om offentlighet i forvaltingen. Hele årsmeldingen finner du på Sivilombudsmannens hjemmeside.