Reglene om protokollering etter politisk møte reguleres av kommuneloven § 30 nr 3: «Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok».

Gjorde et par søk på nettet, men fant ingen uttalte krav eller normer til når et organ må lage protokollen jf andre punktum. Ut fra lovteksten kan det jo umiddelbart se ut som kommunene i en viss grad står fritt til å avgjøre dette selv. Å lage seg regler som medfører at protokoller ikke offentliggjøres før uker i etterkant står imidlertid i sterk kontrast til intensjonene bak innsynsrettighetene, så dette ville jeg undersøkt nærmere.

Om noen andre på forumet vet mer om andre punktum i forhold til problematikken, hadde det vært interessant! Kanskje er saken din nettopp verdt en klage til Sivilombudsmannen, med sikte på å få en slik uttalelse?

Uansett – nå eksisterer det jo en protokoll. Innsyn i den reguleres av offentleglova. Skal kommunen unnta det fra offentlighet (utsatt offentlighet er også en form for unntak), må det hjemles i loven. Og en slik hjemmel finnes ikke. Men for artighets skyld kan du jo spørre kommunen?

Takk for raskt svar.

Jeg burde kanskje skrevet at det ikke dreier seg om en kommune eller et politisk organ som sådan, uten at det endrer saken i særlig grad.

Uansett: Jeg vurderte å klage for å fremtvinge noe à la § 5, men det kan jo tenkes at protokollen faktisk ikke signeres før på neste møte (som er i desember). Er det et argument, slik dere ser det?

Noen andre innspill?

Det endrer jo straks saken.. Men hva slags møte var dette da? Var andre enn organets ansatte til stede? Er protokollen sendt ut av huset?

Jeg hadde klaget prompte – det har du ingenting å tape på.

Det var et møte i et kontrollorgan i et organ som er delvis omfattet av offentleglova 🙂 Så vidt jeg vet var det ikke andre enn ansatte og oppnevnte representanter i organet til stede (detaljer kan du få off-list ved interesse).

Protokollen er ikke sendt ut av huset fordi – og dette er sakens kjerne – den ikke er skrevet og/eller godkjent ennå.

Jeg vil få innsyn så snart den er godkjent og sendt ut (dvs. på organets neste møte, i desember), men jeg stiller spørsmål om dette er rimelig saksbehandlingstid. Det vil da ha gått tre måneder fra møtet fant sted til møtereferatet utleveres.

Jeg kan nok få ut informasjonen fra møtet på andre vis, men saken reiser etter mitt skjønn interessante spørsmål: Når må en møteprotokoll foreligge? Hva regulerer dette?

Stadig takknemlig for innspill.

Regler om føring og godkjenning av møtebok kan variere, også innenfor en kommune. Det sikreste stedet å lete etter eksempler på slike regler er i kommunestyrenes reglement. Kommuneloven pålegger hver kommune å treffe en del bestemmelser om saksbehandlingen i kommunestyret, og deriblant er «regler for føring av møtebok». Du kan f eks lese reglementet for Gjøvik kommunestyre (www.gjovik.kommune.no/dav/3836ab790a.doc). Regler for møteboka står i punkt 20, og der er regelen av ordføreren og to representanter skal undertegne protokollen for hvert møte. Her tyder det altså på at protokolleringen skjer fortløpende og godkjennes straks.

Det finnes eksempel på kommuner som har tilsvarende godkjenningsregel som du nevner, men jeg kan ikke se at regelen kan brukes til å utsette/unnta innføringene i møteboka fra innsynsretten i Offentleglova.

Sivilombudsmannen har behandlet protokollkrav i denne uttalelsen:

http://www.offentlighet.no/Avgjorelser/Kommuneloven/?module=Articles

Jeg lurer på hva som er riktig å gjøre med godkjenning protokollen etter kommunestyremøter.

Jeg mener at protokollen skal refereres når møtet er slutt, for så å skrive under av to valgte.

Jeg opplever at protokollen ikke blir opplest etter møtet, og at di to som er valgt må komme på kommunen noen dager senere for å skrive under, blir heller ikke sendt ut til oss, og heller ikke referert i neste møtet.

Tok opp saken med ordfører og rådmann om saken, som sier at dem kan gjøre det slik.

Svein