Hei!

Jeg deler de fleste av dine vurderinger på dette området. De jeg ikke deler/har merknader til, kommenteres under:

Når det gjelder punkt 5 (nr 2, punkt 5 står to ganger) tror jeg det foreligger plikt. Selv om det ikke står at dere er mottaker, har dere fått en kopi og kopier skal også arkiveres, så lenge det ikke er en opplagt feilsending.

Punkt 7 mener jeg det foreligger journaliføringsplikt. Det at dere har fått det forelagt og konkludert med at det ikke er interessant/relevant er etter mitt syn også saksbehandling. I noen saker kan jo nettopp det være et poeng at noen instanser har «avvist» en sak. Hvis det skal være lov å returnere et dokument for å unngå journalføringsplikten mener jeg man må ha en klar lovhjemmel da dette er i strid med hovedregelen.

Nr 9 forutsetter at de eksterne som er leid inn anses som en del av deres organisasjon. Isåfall er jeg enig.

Kom gjerne med innspill dere andre om dere har synspunkter, interessante spørsmål du tar opp.

Først en innledende kommentar: Arkiveringsplikt og journalføringsplikt er ikke det samme. Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten. De to kriteriene som vurderes, er disse: 1) om dokumentet er gjenstand for saksbehadnling 2) om dokumentet har verdi som dokumentasjon. Er kun ett av kriteriene oppfylt, er det arkiveringsplikt. Er begge oppfylt, er det journalføringsplikt (riktignok med unntak for de fleste organinerne dokumenter der journalføring «kan velges bort» dersom man finner det tenleg). Hvorfor dette skillet? Tja, det er vel fordi det er kun journalføringsplikten som «utløser» offentlig journal. I tillegg til denne øvelsen, må du også vurdere om dokumentet er et saksdokument for det organet du jobber i.

Så til noen av eksemplene dine:

Nr 4: Du skriver at «et kapittel angår oss». Hvis det er kun til informasjon og ikke skal saksbehandles, kan det være at det kun skal arkiveres, men ikke journalføringsplikt

Nr 5a: Det er kun til informasjon og skal ikke saksbehandles, da skal det arkiveres, men ikke journalføringsplikt.

Nr 5b: Samme vurdering som 5a – det er ikke et krav om at de som mottar kopi skal stå på en kopiliste, men god forvaltningsskikk og opplyse andre om det

Nr 7: Arkiveringsplikt, men litt i tvil om journalføringsplikt når du skriver «dette ikke er interessant», hvis du med det mener «ikke gjenstand for saksbehandling» så er kun ett av vilkårene for journalføringsplikt oppfylt. Og så: Nei, du har ikke mulighet for å returnere for å unngå journalførings- eller arkiveringsplikt! Er det et saksdokument for ditt organ, kan du kun «kvitte deg med det» dersom du har en godkjent kassasjonshjemmel og da etter x-antall år.

Men jeg er også litt usikker på hva du mener med «fortrolig». Er det graderingen fortrolig etter beskyttelsesinstruksen du sikter til, har den instruksen egne regler om journalføring. Dokumenter gradert fortrolig skal ha nøytrale kjennetegn i offentlig journal for ikke å røpe innholdet.

Jeg mener «Arkivaren» ikke har helt rett når det gjelder Saksbehandling.

I det offentlige er det vanlig å tenke at man mottar en henvendelse, saksbehandler den, for så å besvare den. Jeg mener saksbehandlingskravet er videre enn som så.

Når dokumentet gjelder organets virkeområde, så er saksbehandlingsbegrepet videre.

Som regel når man f eks mottar noe til kopi, er det for at det angår deg, men ikke at noe forventes saksbehandlet der og da.

Du får det for at det angår deg og at avsender mener at dere vil trenge det som brukere i senere saksbehandling.

For eksempel sender man ikke et dokument med fortrolig innhold i kopi til et annet organ uten at man tror de vil ha saklig grunn til å bruke det som bakgrunn i annen saksbehandling.

Men jeg er enig i at det er en forskjell på arkiveringsplikt og journalføringsplikt, men i mine eksempler mener jeg det ikke er noen forskjell.

Du skal ikke legge mer vekt på ordet fortrolig enn dagligtalefortrolig. Jeg har ikkelagt en spesiell lovs definisjon av ordet til grunn.

Jeg er enig i at man må ta utgangspunkt i følgende: : 1) om dokumentet er gjenstand for saksbehandling 2) om dokumentet har verdi som dokumentasjon. Er kun ett av kriteriene oppfylt, er det arkiveringsplikt. Er begge oppfylt, er det journalføringsplikt

Til punkt 4.

Dokumentet har verdi som dokumentasjon. Dersom et departement tar seg bryet med å sende dere dokumentet med kommentar, så er det av verdi. Ellers burde ikke departementet sende dere dokumentet.

Dere får ingen oppgave. Dokumentet utløser ikke direkte en skriftlig saksbehandling. Dersom dette kapittelet angår dere, bør dere av eget initiativ bruke dette som bakgrunn i annen saksbehandling. Da er det gjenstand for saksbehandling.

Uansett, får man et dokument tilsendt fra et departement, vil noen uansett få det tildelt for å se om det er relevant. Det er faktisk en form for saksbehandling bare det.

Journalpliktig.

Til punkt 5a

Det har verdi som dokumentasjon på samme måte som i punkt 4.

Om dere står på kopilisten eller ikke har liten betydning. Ofte er det tilfeldig om noen er på kopilisten eller som ordinær mottaker. Dersom dere av eget initiativ setter i gang saksbehandling på bakgrunn av dette, eller bruker informasjonen der som bakgrunnsmateriale i annen saksbehandling, vil det være gjenstand for saksbehandling.

I de fleste tilfeller er dokumentet journalpliktig.

Til punkt 5b

I utgangspunktet gjelder det samme som i punkt 5a. Massedistribuerte dokumenter vil oftere nå mottaker det ikke er relevante for. De vil oftere ikke være gjenstand for saksbehandling og derfor ikke så ofte journalpliktige. Det er tenkelig også med tilfeller der det heller ikke er arkivpliktig.

Til Punkt 7.

Måten det er gjort på tilsier faktisk både journalføring og arkiveringsplikt, men hadde du vært litt mer ?rutinert? så hadde du kunne unngått det. Dokumenter du får se, men som du ikke får, utløser verken arkiveringsplikt eller journalføringsplikt for dokumentet er ikke deres. Du kunne ha lånt dokumentet og sittet hos Fylkesmannen og lest hele dokumentet før det ble levert tilbake.

Et annet poeng i denne saken er at eksempelet ditt også utløste en journalføringsplikt hos Fylkesmannen for utsendelse av det dokumentet til dere. Den er det lett å glemme.

Definisjonen av begrepet saksbehandling i arkivforskriften er ikke helt klinkende klart og det viser vel også denne diskusjonen. Siden det i arkivforskriften er satt opp et skille mellom saksbehandling og behov for dokumentasjon, må vel regelverksforvalter ha ment at det skal være mulig å skille mellom disse to begrepene. Kulturdepartementet har i høringsutkastet om journalføring av SMS og om innsynsbehandling er lik saksbehandling, drøftet saksbehandlingsbegrepet og de prøver å få fram hvor grensen mellom saksbehandling og ikke-saksbehandling går.

Jeg synes at noen av eksemplene i denne diskusjonen er eksempler på kun dokumentasjonsbehov og at det ikke er saksbehandling. Men dette er skjønn, og virksomheten må selv utøve det.

Jeg er ellers litt forundret over hvordan det «fortrolige dokumentet» er foreslått behandlet. Nei, man kan og skal ikke unngå jounalføringsplikt ved enten bare å lese et dokument hos avsender eller returnere det. Jo mer sensitivt eller fortrolig et dokument er, des større grunn til å journalføre (eller arkivere)! Arkivet er virksomhetens felles hukommelse. Hvis vi skal basere denne hukommelsen på hva saksbehandlere har lest av dokumenter i et møte, blir det helt feil.

Jo mer sensistivt et dokumenter, jo sikrere kan man være på at det bør journalføres. Det er jeg helt enig i.

jeg er også enig med at arkivet på mange måter er en virksomhets hukommelse.

Men det er i praksis ikke mulig å arkivere dokumenter man ikke har fått. Det er litt spesielt om man skal journalføre dem.

Mye offentlig saksbehandling skjer også i møter. Ofte blir det vist noen powerpointpresentasjoner og så blir det diskutert rundt det. Selv om det er tverretatlige møter, så blir ikke alltid presentasjonene distribuert, eller møtereferater skrevet. De tanker og ideer som ble drøftet i møtet vil deltakerne ta med seg til sin egen saksbehandling. Dette er ikke bra sett fra et offentlighetssynspunkt, men det er ofte det er slik det foregår.

Ang punkt 5a så luer jeg på om det avgjørende er om dokumentet faktisk førte til saksbehandling eller om det burde eller kunne ført til saksbehandling.

F.eks. et departement sender et skriv til etat A, med kopi til etat B. Men etat A mener (kanskje uriktig) at det bare er etat B som burde saksbehandle saken og sender derfor sin original videre til etat B som fortsatt ikke gjør noen saksbehandling. Var det saksbehandling fra etat A sin side når den bare sendte skrivet direkte videre til B, dvs skulle den arkivert en kopi og journalført både mottakelsen og videresendingen?

Har Etat B arkiv- og journalføringsplikt for kopien som er identisk (bortsett fra at den kommer i en konvolutt fra etat A noen dager senere)?

Offentleglova paragraf 4 gir konkrete eksempler på hva som ikke regnes som saksdokumenter. De eksemplene avgrenset ikke dokumenter som på en eller annen måte er relevante for virksomheten, bortsett fra dokumenter som må ansees å være tilgjengelig for almennheten. Det betyr at grensen for hva som skal regnes som saksbehandling er lav.