Er det noen som kan hjelpe meg med opplysninger om hvordan journalføring skjer rent praktisk?

Jeg har bedt et klageorgan om innsyn i journal med journalføringsdatoer i en klagesak (da jeg tror at journalen kan være rettet i ettertid). Jeg innbilte meg at både dokumentnummer OG journalføringsdatoene (i motsetning til dokumentdato) burde være i stigende rekkefølge.

Men nummer/journalføringsdato-parene som nå er fremlagt ser slik ut (klippet/limt direkte inn fra svaret jeg fikk på e-post):

Dok. 1: 30112009 2: 30112009 3: 01122009 4: 03122009 5: 0212009 6: 03122009 7: 02122009 8: 02122009 9: 02122009 10: 02122009 11: 02122009 12: 02122009 13: 03122009

Alle dokumenter (bortsett fra nr 1) er e-poster til/fra organet (dok nr 4-7 har dokumentdato 2. desember, dok nr 8-11 har dokumentdato 1. desember). 4 og 6 er utgående mens resten er innkommende.

Spørsmålet er hvordan de to utgående dokumentene har fått akkurat disse dokumentnummerne/JOURNALdatoen. Den 2. desember ble jo dokument 5,7,8,9,10,11 og 12 journalført. Dagen etter (den 3. desember) journalføres så dokument 4 og 6. Hvorfor var posisjonene 4 og 6 ledige frem til 3. desember, og så brukt til disse dokumentene?

Kan det tenkes at e-postsystemet er «integrert» på en måte slik at det «reserverer» dokumentnummer (og at journalføringen skjer dagen etter)? I tilfelle – hvorfor journalføres inngående e-post nr 5 (datert 2. desember) samme dag, når e-postene som kom inn 1. desember journalføres 2 dager etter at de kom inn?

Finnes det en «helt naturlig» forklaring eller er det mest sannsynlig at dokument 4 og 6 er journalført «om igjen», av en eller annen grunn.

Jeg VET at det har «lekket» (ikke journalført partsinnsyn fra den som det var klaget på – altså lovlig) dokumenter fra organet i denne saken, men hadde ønsket å finne ut eksakt hvilken dag. Jeg mistenker derfor at organet har sendt en fax/e-post med klagen til den påklagede, og «glemt» å journalføre dette.

En mulighet er at organet kan ha ønsket å fjerne den påklagedes henvendelse fra journalen (f.eks. den 3. desember), etter at de dagen før nærmest «lovet meg» at innsyn ikke ville bli gitt dersom jeg trakk klagen (sitat):

«Innklagede blir ikke underrettet om klager som er trukket mot vedkommende «stillingsbetegnelse». Reelle muligheter for innsyn får «stillingsbetegnelse» dermed ikke. «

Den påklagede ble imidlertid informert av tredjeperson den 30. november og kan da ha bedt om innsyn FØR jeg rakk å trekke klagen. Da har (så vidt jeg forstår) klageorganet plikt til å fremsende klagen likevel, og klageorganet fikk da et dilemma. Skulle de fortelle meg om innsynskravet ved å journalføre X’s henvendelse (som kan ha vært telefonisk) eller journalføre selve innsynet?

Er det noen som vet om innsynskrav fra en påklaget (dersom det er skriftlig) skal journalføres og om selve svaret på innsynet skal journalføres (når det ikke er etter offentlighetsloven – det er et «særlovsorgan» )?

Er det for øvrig noen som vet om det finnes en enkel måte å liste opp disse opplysningene på i Noark? Datoene er bare oppgitt som tekst i en e-post, men ingen rapport er vedlagt. Jeg hadde hatt lyst å se alle de andre informasjonene i journalen.