Etter det jeg vet står det ikke eksplisitt i noen lov at det skal føres møtereferat, men det følger av forvaltningsloven § 11 d (2) en plikt til å nedtegne eller protokollere «nye opplysninger eller anførsler av «betydning for avgjørelsen av saken». Dette, sammen med hensynet til notoritet (etterprøvbarhet) av saksbehandlingen i forvaltningen, tilsier at det gjelder en plikt til å føre referater under denne type møter som du beskriver. Referatene skal behandles som andre saksdokumenter i forvaltningen, dvs. de skal journalføres og er underlagt innsyn etter offentlelglova.