Hei!

Du har nok ikke det. Dersom kommunen har tildelt folkevalgte e-postadresse så er dette for å gi dem et arbeidsverktøy. En folkevalgt er ikke ?personlig? underlagt offentlighetsloven.

Men saksbehandling i offentlige organ er det. Alle saksdokumenter til kommunestyret er i utgangspunktet offentlige. Det samme er forespørsler om informasjon fra kommunen. Dette er informasjon det er mer naturlig å få fra kommunens administrasjon.

Det kommer an på om e-posten er et saksdokument for kommunestyret/kommunen, etter definisjonen i offentleglova § 4 (2):

«Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.»

Som du ser er saksdokumenter for organet dokumenter som er kommet inn til et organ, eller som organet selv har produsert. I denne sammenhengen er kommunestyret et organ.

Det er et åpent spørsmål om kommunestyremedlemmers diskusjon av saker som står for kommunestyret er deres private dokumenter (som er unntatt fra loven), eller om diskusjonen er et ledd i kommunestyrets interne saksbehandling (som er omfattet av loven, men eventuelt kan unntas etter reglene om interne dokumenter).

Jeg er ikke enig med Trykk Leif i at folkevalgte må være «personlig» underlagt offentlighetsloven – ingen individer er personlig underlagt loven, loven gjelder organer. Spørsmålet er om kommunestyremedlemmene opptrer som privatpersoner eller om de opptrer som (del av) et organ loven gjelder for. Her kan det at det er brukt kommunal e-postadresse være utslagsgivende.

Jeg er noe uenig med forrige taler.

Som kommunestyremedlem har du ofte kommunikasjon med enkeltpersoner, organisasjoner og egen partigruppe. Det er en del av din egen saksforberedelse, men det er ikke en del kommunestyrets behandling av sakene, selv om du ikke hadde hatt denne kontakten dersom du ikke satt i kommunestyret.

Jeg er enig med foregående taler om at grensedragningen mellom når noe er privat og når noe er en del av kommunestyrebehandlingen ikke er lett. Kommunestyrebehandlingen er underlagt offentlighetsloven.

Et eksempel.

En bedrift sender et brev til en kommunestyrerepresentant for de de ønsker å påvirke henne i en sak. Dette er ikke kommunestyrebehandling og derfor ikke underlagt offentlighetsloven.

Representanten sender brevet videre til alle i partigruppen. Da er det en partibehandling og ikke en kommunestyrebehandling og ikke underlagt offentlighetsloven.

De velger igjen å sende brevet til alle kommunestyremedlemmene. Da inngår de i forberedelsen til den aktuelle sak er dermed lagt under offentlighetsloven.

Jeg mener at hvem som har stilt en e-postadresse til disposisjon ikke betyr noe i denne sammenhengen, forutsatt at det ikke er satt tydelige føringer på bruken av e-postadressen.

Grensedragningen går uansett mellom når dokumentet/e-posten er «komme inn til/lagde fram for» organet, eller organet «sjølv har oppretta» det. I tillegg må dokumentet gjelde organets virksomhet/ansvarsområde.

Denne grensedragningen er ganske kurant for mange forvaltningsorganer, men vanskeligere i kollegiale organer som kommunestyrer og nemnder: Hvis et medlem av et kollegialt organ som kommunestyret oppretter/sender et dokument som gjelder kommunens virksomhet, i hvilke tilfeller skal dette regnes som at det kommunestyret/kommunen har opprettet dokumentet?

Hvis to arbeidstakere i kommunen sender hverandre e-post om en sosialsak er det utvilsomt saksdokument for kommunen.

Om det er brukt kommunal e-post kan bli utslagsgivende både fordi det impliserer noe om hvem man ønsker å opptre som – avsenderen ola.nordmann@sola.kommune.no formidler et annet inntrykk enn avsenderen ola_nordmann_1984@hotmail.com. På dette punktet kan det dog hende det bare er jeg som er gammeldags. I tillegg er det avgjørende for om man faktisk kan få innsyn. Kommunen kan pålegges å gi innsyn i e-poster på egne servere, men kan vanskelig pålegges å gi innsyn i e-poster kommunen ikke har faktisk eller rettslig adgang til.