Ikke saksdokument, men unnatt offentlighet
- Emnet er tomt.
-
Innlegg
-
-
Ledelsen i en offentlig etat sendte ut en e-post med informasjon til de ansatte. Dokumentet inneholder ikke taushetsbelagte opplysninger, men dokumentet inneholder opplysninger som jeg har forståelse for at de ikke ønsket at pressen fikk tak i. Det er også tydelig at det er det endelige dokumentet og hele hensikten med å skrive dokumentet var å informere de ansatte. Det er ingenting i dokumentet som sier at det er sensitive opplysninger der.
Dokumentet er ikke arkivert og journalført. Det viser seg at det er bevisst fordi man oppriktig mener at dokumentet ikke er saksbehandling og ikke av verdi som dokumentasjon.
En intern ga meg tilgang til dokumentet. Avsender av dokumentet har nå skjønt at det har lekket ut og prøver å finne ut av hvem det er. Det har de foreløpig ikke funnet ut.
Jeg har følgende påstander som jeg ønsker en korreksjon på.
1. Jeg mener dokumentet er et saksdokument
2. En offentlig etat kan ikke utarbeide et endelig dokument som på den ene siden ikke er arkivverdig, men på den andre siden skal være unntatt offentlighet
3. De har ingen reaksjonsmulighet dersom de finner ut hvem det var
er.
-
1) Korrekt, slik jeg forstår din fremstilling av dokumentets innhold. Alle dokumenter som et organ produserer og som gjelder organets virksomhet er organets saksdokumenter, jfr. offentleglova § 4 annet ledd første punktum.
2) Ikke korrekt. Definisjonen av arkivverdig er at dokumentet a) er saksdokument etter offentleglova, og b) er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Dersom ett av de alternative vilkårene i b) ikke er oppfylt betyr dette simpelthen at dokumentet ikke er arkivpliktig. Dette får ingen betydning for innsynsrett etter offentleglova – interne dokumenter blir ikke mindre interne av at man kan slette/kaste dem og ikke har gjort det.
3) Hvilke reaksjonsmuligheter de har beror på hvem de skal reagere overfor. De kan ikke reagere overfor deg, for du har ikke gjort noe galt.
Overfor den interne/den ansatte kan man imidlertid reagere, hva slags reaksjon som er berettiget beror på sakens alvorlighet. Sivilombudsmannen har lagt listen særs høyt når det gjelder inngrep i ansattes ytringsfrihet (altså sanksjoner som følge av bruk, eller forsøk på utidig regulering), men har flere ganger akseptert at ansatte må tåle tjenestlige tilrettevisning dersom de ikke er tildelt myndighet til å treffe vedtak om dokumentinnsyn/utlevere dokumenter (se eksempelvis SOMB-2004-18 s. 104). Tjenestlig tilrettevisning er ikke en sanksjon, men det er en reaksjon – det er en presisering av hvordan arbeidsgiver anser at den ansatte skal utføre sitt arbeid.
-
Hei!
Angående punkt 2. Jeg er egentlig enig med deg. Det som gjorde meg forvirret er nok noe annet jeg synes er ulogisk. Dokumentet er i endelig versjon og etaten har definert det som ikke arkivverdig. Det vil si at det ikke har vært gjenstand for saksbehandling og ikke har verdi som dokumentasjon. Jeg skjønner ikke hva informasjon som er unntatt offentlighet har i et slikt dokumet å gjøre.
-
