Hei Sam,

At enkelte organer fjerner journaler er av hensyn til bestemmelser som knytter seg til personsensitive opplysninger og tilgjengelighet på nett. På OEP.no vil man for eksempel slette personopplysninger i løpet av ett år.

Du har fortsatt full innsynsrett i journalene, så mange år tilbake du bare ønsker. Husk at det også er mulig, med hjemmel i offentleglova § 9, å kreve at arkivet gjennomfører søk for deg i organets saksbehandlingssystem.

…. og det kan jo være et nyttig verktøy, også for brukere av OEP …..

Send organisasjonen en e-post og be om å få tilsendt deres postjournal for en definert periode. Den har du krav på innen få dager.

En del etater mottar såpass store mengder post at det er lite hensiktsmessig å be om å se journalen for en bestemt periode. Da må journalen være søkbar i en eller annen form. Jeg sier ikke at navn eller annen peronlig informasjon skal være søkbar, men sak- og dokumenttittel bær være det. I de aller fleste tilfeller faller innsyns- ikke -retten, men -*muligheten* bort når journalen fjernes. Varer demokratiet bare i noen uker eller måneder?

Jeg ønsker meg at alle offentlige etater har en tilgang til sitt arkivsystem via internett, samt har et webkamera på hvert møterom.

Et sted går grensen for hvor mye noen skal legge tilrette for at noen får tilgang til informasjon og ikke må bidra aktivt ti lå få den selv.

Webkamera på møterom bør det være. I dag var jeg må et møte der vi diskuterte om et notat skulle unntas offentlighet eller ikke. Vurderningsmomentene var blant annet om lokalavisen i det hele tatt leser journalen, om de er våkne nok til å skjønne tittelen osv. Konklusjonen ble at vi sender notatet på papir, ikke e-post, da er det ihvertfall vanskeligere å spre det. Notatet er helt uskyldig og ved en eventuell innsynsbegjæring vil det helt selvsagt bli frigitt.

En omformulering av spørsmålet kunne vært «hvilke virkninger har innsynsretten?»

Det at en rettighet blir lovfestet betyr ikke at den virkningen man forsøker å oppnå, faktisk fremmes. Det kreves også et virkemiddelsett som sørger for at formålet faktisk oppnås. Dette skyldes at de som rammes av lovfesting av slike rettigheter vil (og bør) tilpasse seg, og noen av disse tilpasningene nesten alltid vil virke mot formålet med bestemmelsene.

Den mest åpenbare måten å unngå innsyn på er å unngå at det er noe å be om innsyn i, eller på andre måter forsinke/utilgjengeliggjøre opplysningene tilstrekkelig til at de ikke lenger har noen interesse (eller skadevirkning) om/når innsyn gis. Rent teknisk får man da innsyn i alt man klarer å få innsyn i, men rent faktisk har man likevel ikke fått noe reelt innsyn.

Jeg tror de fleste skjønte at det var ironi i mitt forrige innlegg.

Jeg kjenner til at leder for et sentralt statlig organ har sagt til sine ansatte: «Det er viktig at våre diskusjoner med disse organisasjonene ikke kommer ut. Derfor skrives det ingen møtereferat om det vi er enige om i møtene med dem». Personlig mener jeg at sjefer som gjør sånt og sprer slike holdinger bør sparkes. Det bryter mot et av de fundamentale prinsipper i offentlig forvaltning «etterrettelighet».

Jeg har også lært et par innsynsteknikker som går litt på siden av OEP som avslører noen problemstillinger med at ting ikke er offentlig.

Jeg har søkt etter et tema i OEP og ikke funnet så mye som jeg mener burde vært der. Da har jeg sendt innsynsbegjæring om temaet pr e-post uten å definere dokumenter. Jeg har allikevel definert temaet godt nok til at arkivet bør finne frem. Arkivet greier da å grave opp til dels gamle dokumenter som jeg ikke fant i journalen. Ser man i OEP et par uker etterpå kan man dokumentene med en ny OEP og journaldato dato, men med en gammel dokumentdato.

Jeg har også gjort det samme, men bare oppgitt at jeg vil ha alle dokumenter som er sendt/mottatt på et saksnummer etter en bestemt dato. Det har også hatt samme effekt. Tror man det er mange dokumenter som er unndratt kan man jo begynne med å be om Journalutdrag.