Tre krav til statsministeren og hans kontor

Pressens Offentlighetsutvalg (POU) ber Statsministerens kontor endre praksis etter at det er avdekket lovbrudd.

Pressens offentlighetsutvalg uttaler:

Gjennom E24s prisverdige journalistikk er det avdekket at kommunikasjon mellom Sindre Finnes og Statsministerens kontor (SMK) om aksjehandler i årene 2013-2018 ble holdt skjult for offentligheten. Det skjedde primært ved at korrespondansen ikke ble journalført i tråd med lover og regler.

Manglende journalføring, og dermed manglende innsyn i denne kommunikasjonen, gjorde det vanskelig å oppdage daværende statsminister Erna Solbergs mulige inhabilitet i en rekke saker hun håndterte som statsminister. Hvordan kunne det skje? Spørsmålet har opptatt både folk i og utenfor pressen.

Svaret fra SMK er like overraskende som det er urovekkende, og indikerer en mangel på respekt for de lover og regler som våre fremste byråkrater skulle være de fremste forsvarere av. Det viser seg at dokumentene ble lagt i SMKs papirbaserte arkiv. Flere ble feilaktig registrert som interne dokumenter. De fant dermed aldri veien til einnsyn, som er medienes og allmennhetens nøkkel til arkivene. De var dermed også ukjente for alle andre enn medarbeiderne på SMK. Det er uakseptabelt og svært bekymringsfullt at landets mest sentrale forvaltningsenhet hindrer en grunnlovsfestet innsynsrett gjennom åpenbare brudd på journalføringsplikten.

At SMK motarbeider innsynsretten er dessverre ikke uvanlig. I saken om det mulige salget av motorfabrikken Bergen Engines til selskaper kontrollert av russiske oligarker, ble mange dokumenter som gikk mellom ulike departementer og SMK registrert som interne. De ble følgelig ikke journalført og ble derfor heller ikke knyttet til noe saksnummer i arkivsystemet. Da blir det umulig for utenforstående å identifisere et dokument slik at det kan søkes om innsyn i dette. Dermed kan også krav om en komplett dokumentoversikt avslås, fordi den ikke kan sammenstilles på en enkel måte.

Regjeringen måtte tidligere i år legge bort sitt eget forslag om å endre offentlighetsloven. Forslaget ville gjort det mulig å holde interne dokumenter helt borte fra postjournaler og dokumentlister.

En av grunnene til at POU og mange andre protesterte mot forslaget, er at postjournaler og dokumentlister ikke bare er pressens og befolkningens inngangsport til å be om innsyn. De kan også si noe om hvem som har vært involvert i en sak. POU lurte blant annet på hvem som tok initiativet til lovendringen, og ba om innsyn i dokumentlister fra Justisdepartementet og SMK.  Dokumentlisten vi fikk fra Justisdepartementet, som nå også ligger på einnsyn, viste at det første dokumentet i saken ikke kom fra dem selv, men ble sendt til dem fra nettopp SMK. SMK avviste imidlertid å gi innsyn i en dokumentoversikt. De kunne ikke lage en slik liste med enkle fremgangsmåter, fordi dokumentene lå i deres papirbaserte arkiv.

Brudd på offentlighets- og arkivloven i andre deler av forvaltningen er godt dokumentert, blant annet av Riksrevisjonen. Å skjule dokumenter ved å unnlate journalføring er ikke lovlig. Dokumenthåndteringen ved SMK i Finnes-saken er så alvorlig at den etter vårt syn kunne fortjene politietterforskning, for å få belyst om det kan være snakk om grove tjenestefeil etter straffeloven. De lovstridige handlingene det er snakk om er imidlertid trolig foreldet.

Men SMK må ta ansvar, både for å hindre at tilsvarende skjer hos dem igjen – og for å redusere risikoen for at det skjer i andre deler av forvaltningen. Vi ber derfor SMK om å:

• Umiddelbart sørge for å endre sin arkivløsning og -praksis, slik at de sikrer reelle innsynsmuligheter og gjør det mulig å sette seg inn i hvilke dokumenter SMK har i bestemte saker.
• Sørger for å ha rutiner og retningslinjer som gjør at journalpliktige dokumenter faktisk journalføres.
• Å ta initiativ til endringer i lov og forskrift. Det må utredes reelle sanksjonsmuligheter for grove brudd på offentlighetsloven og arkivloven, i tråd med regjeringsplattformen.

Pressens Offentlighetsutvalg består av journalister og redaktører er oppnevnt av Norsk Presseforbunds styre, og jobber for å sikre og styrke offentlighetsprinsippet og tilgangen til informasjon i samfunnet.