Sivilombudet med viktige avklaringer om innsynsrett og arkivering av meldinger

Sivilombudet slår i en ny uttalelse blant annet fast at meldinger må arkiveres i sin opprinnelige form, ikke som sammenstillinger, og at offentlige organer om nødvendig har en plikt til å gjenfinne slike meldinger.

Sivilombudet behandlet nylig en sak som gjaldt blant annet journalføringen og behandlingen av innsynskrav i meldinger via Facebook Messenger, på bakgrunn av en klage fra Bergens Tidende mot Utenriksdepartementet i forbindelse med Bergen Engines-saken.

Uttalelsen er omfattende, og Sivilombudet kommer med kritikk til UD på flere punkter.

Flere av ombudets konklusjoner vil kunne ha stor betydning også utenfor denne saken, og den kan derfor være nyttig å lese for alle som er opptatt av innsynsrett og arkivering.

Blant annet slås fast at UD hadde en plikt til å journalføre og arkivere meldinger (i dette tilfellet fra Messenger) som var del av saksbehandling i sin opprinnelige form, ikke som en redigert sammenstilling, slik UD hadde gjort.

Sivilombudet slår også fast at UD hadde en plikt til å forsøke å gjenfinne og/eller gjenopprette dokumenter (her meldinger).

Dette er viktige konklusjoner, fordi det er godt kjent at mye saksbehandling i offentlige organer i dag foregår på måter som gjør at arkiveringen og journalføringen ofte er mangelfull. 

I behandlingen av saken kom det også frem at UD har en egen postjournal for eksportkontrollsaker, som ikke fremgår av UDs postjournal i einnsyn. Sivilombudet mener det er uheldig at departementet ikke opplyser tydelig på sine nettsider at de har andre journaler enn den offentlige postjournalen, og at det burde angis hvilke sakstyper som ikke er oppført i den elektroniske postjournalen og hvordan en kan søke innsyn i disse journalene mv.

Offentlegforskrifta § 6 pålegger for øvrig departementene å gjøre sine journaler tilgjengelige på internett. UD viste i klagebehandlingen til at denne bestemmelsen formelt ikke er trådt i kraft. Sivilombudet kommenterer det slik: «Sivilombudet vil peke på at forskrift om offentlege arkiv § 10 annet ledd synes å forutsette at offentlegforskrifta § 6 er trådt i kraft, slik som også digitaliseringsrundskrivet til Kommunal og distriktsdepartementet legger til grunn.»

Norsk Presseforbund stilte tidligere i år spørsmål til Justisdepartementet om hvorfor denne bestemmelsen ennå ikke er trådt i kraft. At den i sin tid ikke trådte i kraft samtidig som forskriften ellers gjorde det er i Rettleiaren til offentleglova begrunnet slik: «[d]ei organa som er omfatta av ordninga etter offentlegforskrifta § 6 fyrste ledd skal offentleggjere journalane sine gjennom ein felles sentral internettportal kalla Offentleg elektronisk postjournal (OEP). Denne er enno under utvikling, og difor har § 6 i offentlegforskrifta i skrivande stund [november 2009] ikkje teke til å gjelde».

Ombudet slår ellers også fast at navn på saksbehandlere ikke kan utelates med begrunnelsen om at saken er «eksepsjonell».

Tron Strand, som leder Pressens offfentlighetsutvalg, er blant journalistene i BT som klaget saken inn for Sivilombudet