Slik kan du bruke offentlighetsloven for å få innsyn

Hva kan du egentlig be om innsyn i? Hvordan skal du gå fram? Og finnes det grenser for hva du kan be om? Det er noen av spørsmålene vi tar opp i en serie videoer om innsynsrett for journalister.

I en ny videoserie om innsynsrett forklarer vi (Sindre Granly Meldalen, jurist i Norsk Presseforbund, og Vegard Venli, gravejournalist og innsynsjeger) de grunnleggende prinsippene knyttet til innsynsrett og offentlighetsloven for journalister, og gir en del tips og triks for både ferske og erfarne innsynssøkere.

Videoene kan ses i denne spillelisten, og i første omgang er det publisert tretten videoer. De seks første handler om ulike aspekter knyttet til det å be om innsyn, mens de sju siste handler om klage på avslag. I de sistnevnte snakker vi en del om klagebrevene på offentlighet.no.

Den første videoen handler om hvorfor journalister bør bruke innsynsretten:

Den andre handler om det praktiske utgangspunkter: At du kan be om innsyn i det du selv er interessert i fra alle offentlige etater, og at einnsyn.no og ulike postlister er et naturlig startpunkt for journalister på jakt etter nyheter de ikke kjenner fra før. I videoen viser vi hvordan kan kan bruke dem til målrettede søk etter noe du er interessert i.

Den tredje videoen handler om «dokumenter», som er det du ber om innsyn.

Det kan noen ganger dukke opp diskusjoner om hva som er et dokument. Utgangspunktet er i offl. § 4: «ei logisk avgrensa informasjonsmengde». Det kan være alt fra brev, e-post, elektroniske kalenderinnføringer og SMS-er. 

Det er innholdet, ikke hvordan det er lagret, som normalt er det avgjørende, samt hvem som har kommunisert. Sivilombudets uttalelse i Rune Bjerke-saken er en nyttig prinsipputtalelse om SMS-er, samt om hva som er den nedre grensen for at noe innholdsmessig er et dokument. 

Den fjerde videoen handler om hvordan du kan be om innsyn:

Du kan be om innsyn i det du er interessert. En vanlig formulering kan være “ jeg ber om innsyn etter offentlighetsloven i alle dokumenter som gjelder saken”.

Når du gjør det bruker du egentlig offentlighetsloven (offl.) § 28 annet ledd, som setter rammene for et slik innsynskrav:  “Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art”. Det handler ofte om “å be om noe du tror finnes”.

Den femte videoen handler om å be om innsyn i sammenstillinger:

Offentleglova § 9 åpner for sammenstilling av informasjon fra offentlige databaser: “Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar.​”

Det er en døråpner for datastøttet journalistikk, som f eks denne saken.

Hva vil det si at sammenstillingen må skje “ved enkle fremgangsmåter”? Se mer her om det her.  

Bestemmelsen kan også bruke til mindre avanserte sammenstillinger, som ofte kan være nyttig for journalister, som en oversikt over dokumenter i en sak. 

Den sjette videoen handler om hvordan forvaltningen skal gi innsyn:

Du har rett til å få dokumenter utlevert elektronisk i samme format som forvaltningen selv har, jf. offl. § 30. Det er nyttig, fordi det er mye lettere å «intervjue» en excel-fil enn en PDF-fil.

Klager:

Video sju til tretten handler om hvilke muligheter man har ved avslag på innsynskrav. 

Den sjuende videoen handler om utgangspunktet: Er det noe poeng å klage?

Og i så fall når? Vi er av den oppfatning at det ofte lønner seg.  Vi har egne klagemaler. Og en guide til hvordan de kan brukes.

Den åttende videoen handler om hva du kan få opplyst ved et avslag.

Et avslag må begrunnes med en lovhjemmel. Hvis du ikke har fått opplyst det, må du be om det. Det er også ofte lurt å be om en nærmere begrunnelse etter offentleglova § 31 annet ledd.

For å vinne fram med en klage bør du prøve å forstå avslaget. Hvordan du kan gjøre det er utgangspunkt for video nr 9:

Det er nyttig å kjenne til forskjellen mellom skal- og kan-regler, og den tiende videoen handler om det. Det henger sammen med prinsippet om merinnsyn, som er knyttet til kan-reglene (offl. § 11 annet punktum: «Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak»). 

Utgangspunktet for merinnsynsvurderingen er at det må gjøres en konkret vurdering og at det må være et reelt og saklig behov for å ikke gi innsyn. I denne uttalelsen fra Sivilombudsmannen er det et eksempel på hvordan det kommer til uttrykk.

Unntak fra innsyn på grunn av taushetsplikt er noe en kan møte ofte, og video nummer elleve handler om dette. I de tilfellene skal det heller ikke gis merinnsyn. 

En klage knyttet til et avslag her må handle om at du evt mener at noe ikke er underlagt taushetsplikt. Se eksempel på det i vårt klagebrev. 

Du kan heller ikke be merinnsyn når noe er taushetsbelagt, men hvis det er snakk om et tilfelle hvor det for eksempel er et grensetilfelle (og tvil om noe er underlagt taushetsplikt) må det gjøres en litt tilsvarende vurdering, kalt interesseavveining, blant annet knyttet opp til den allmenne interessen i saken og hvem saken gjelder (offentlige ansatte i ledende stillinger f eks). 

Hvis det “ikke er behov for beskyttelse” etter fvl. § 13 a (særlig sladding eller hvis noe er “alminnelig kjent eller tilgjengelig” faller taushetsplikten bort. Det samme gjør det ved samtykke (jf. offl. § 13 tredje ledd). 

Du kan få ut resten av dokumentet hvis det taushetsbelagt er sladdet. Offl. § 12 a, b og c setter rammene for det, og vi har egne klagebrev knyttet til disse. Taushetsplikt skal ikke brukes til å skjule feil eller mangler i saksbehandlingen i forvaltningen.

Video nummer tolv handler om “interne saksdokumenter“, som er noe som skaper hodebry for mange innsynssøkere.

Utgangspunktet er at det er informasjon som er innenfor organets “fire vegger”, og som kan unntas fra innsyn. Men så fort det sendes ut, er det ikke lenger å regne som internt, og kan ikke unntas etter denne bestemmelsen. Vi er kritiske til enkelte tiltak som vi anser som bevisst omgåelse av offentlighetsloven, som f eks koronakommisjonen praktiserer. Denne uttalelsen fra Sivilombudsmannen er et eksempel på når et “råd” har interne dokumenter og ikke.

Video nr 13 handler om hvordan du kan ta det til ytterligere et nivå:

Vi viser der hvordan det er mulig å gå dypere inn i materialet, for eksempel gjennom kommentarutgaven til offentlighetsloven. Bruk justisdepartementets veileder til offentlighetsloven som et leksikon. Og det kan være svært verdifullt å lese seg opp på Sivilombudsmannens (snart Sivilombudet) tidligere uttalelser om det du er interessert i, og du finner en fin og søkbar oversikt her.

Hvis du har bladd deg helt hit i denne artikkelen antar vi at du er såpass interessert at du også er mottakelig for litt bonusmateriale:

Mange opplever at det tar tid å få svar på innsynskrav. Hovedregelen er da at innsynskrav skal behandles ”uten ugrunnet opphold”, jf. offentlighetslovens § 29 første ledd. Vi har et eget klagebrev om det.

I klagebrevet heter det blant annet: “Sivilombudsmannen har i flere av sine uttalelser lagt til grunn at innsynskrav skal behandles samme dag, eller senest innen 1-3 virkedager, og at en saksbehandlingstid på over åtte dager er uakseptabel lang, med mindre det foreligger forhold ved selve innsynskravet som krever lenger saksbehandlingstid.”

Sivilombudsmannen har noen gode prinsipielle uttalelser om saksbehandlingstid i denne avgjørelsen. 

Og all erfaring tilsier at purring hjelper. Sivilombudsmannen har anbefalt følgende fremgangsmåte i en sak som hadde blitt liggende altfor lenge: “Ettersom det er en god stund siden henvendelsen ble fremsatt, bør du sende en skriftlig purring til Fylkesmannen og minne om saken. I henvendelsen bør du spørre om når du kan forvente å få et svar, og årsaken til at behandlingen av henvendelsen din har trukket ut i tid.”

Lykke til.