Sivilombudsmannes uttalelse til Oslo kommune vedrørende saksbehandlingstid ved klage over avslag på innsyn i dokumenter. Sivilombudsmannen understreker at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet tilsier at forberedelse og oversendelse av saken til klageinstansen skjer «uten ugrunnet opphold». Det vil si at et eventuelt tidsmessig opphold må ha en saklig grunn.

(Sak 2006/2192)

Oslo kommune brukte omlag fire måneder fra  klage over avslag på innsynskrav ble mottatt, til den ble oversendt klageinstansen.

Ombudsmannen presiserte at kravet til hurtighet i behandlingen av begjæringer om innsyn også gjelder ved oversendelse av en klage til klageinstansen. I denne saken var saksbehandlingstiden utilfredsstillende og svekket tilliten til kommunen. Ombudsmannen ba om at saksbehandlingstiden i innsynssaker ble innskjerpet.

Byrådsavdeling for byutvikling opplyste etter dette at klagesaken var blitt oversendt til fylkesmannen. Byrådsavdelingen ba Plan- og bygningsetaten utarbeide retningslinjer for behandling av klage på avslag på innsyn i dokumenter.

A klaget til ombudsmannen over sen saksbehandling i Plan- og bygningsetaten, Oslo kommune, i en sak om innsyn i dokumenter om utbygging av området ved tidligere Forsvarets Overkommando. Klagen gjaldt også manglende oversendelse av hennes klage til Fylkesmannen i Oslo og Akershus.

As innsynskrav ble første gang fremmet 22. september 2006, og kommunen avslo innsyn i to av dokumentene. A påklaget avslaget i e-brev 26. september 2006. 19. oktober 2006 avslo kommunen klagen, men uten å oversende saken til fylkesmannen som klageinstans. A sendte en ny klage 2. november 2006, hvorpå kommunen i et e brev 4. desember 2006 ba A om å gi en tilbakemelding om det fortsatt var «aktuelt å opprettholde klage på manglende innsyn».

Ombudsmannen tok saken opp med kommunen, som ble bedt om å redegjøre nærmere for saksbehandlingstiden etter at A klaget over avslaget på dokumentinnsyn. Det ble videre spurt om kommunens praksis for forberedelse av klager som skal oversendes til Fylkesmannen i Oslo og Akershus i saker om innsyn, og om det fantes interne retningslinjer for behandlingen av denne typen saker. Kommunen ble også spurt om hvor lang tid det normalt tar fra en klage i en innsynssak mottas til den er ferdig tilrettelagt og oversendt klageinstansen. Kommunen ble videre bedt om å redegjøre for sitt syn på om saksbehandlingstiden i denne saken hadde vært i tråd med kravene til å avgjøre en innsynsbegjæring «uten ugrunnet opphold», og kravene til å tilrettelegge og oversende saken til klageinstansen etter forvaltningsloven § 33 fjerde ledd.

I svaret fra Byrådsavdelingen for byutvikling fremgikk blant annet følgende:

«Byrådsavdelingen mener saksbehandlingstiden i etaten vedrørende dette innsynskravet ikke er tilfredsstillende. Både tiden fra begjæring om innsyn ble mottatt av etaten til avslag på begjæringen ble gitt, og tiden fra klagen ble mottatt til oversendelse av klagen til Fylkesmannen, er for lang.

Dersom vi, ved oversendelse av klagen hit, opprettholder nektelse av innsyn, vil vi sørge for at klagesaken blir oversendt Fylkesmannen straks. Dersom byrådsavdelingen kommer til at det skal gis innsyn, vil dette bli gjort umiddelbart.

Vi vil legge til at byrådsavdelingen svært sjelden behandler klage på avslag om innsyn som skal til Fylkesmannen for sluttbehandling. Av denne grunn er det vanskelig å angi hva som er praksis i denne type klagesaker, men de blir oversendt Fylkesmannen snarest mulig.»

A kom med merknader til kommunens svar. Hun viste til to tidligere klagesaker om innsyn i dokumenter i Oslo kommune der saksbehandlingstiden hadde vært for lang hos henholdsvis kommunen og fylkesmannen. A mente at disse sakene viste at offentlighetsloven «ikke følges i kommunal og statlig forvaltning», og at lang saksbehandlingstid i slike saker «kan være et betydelig demokratisk problem».

I brev fra kommunen til A, mottatt i kopi her, opplyste kommunen blant annet at det «arbeides aktivt for generelt å gi en raskere saksbehandling, og angjeldende klagesaker vil bli gitt høyere prioritet i fremtiden».

Ved avslutningen av saken uttalte ombudsmannen:

«Det følger av offentlighetsloven § 9 første ledd at begjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenter skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskilte meldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannen lagt til grunn at de fleste begjæringer bør «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreligge spesielle praktiske vanskeligheter» (Somb-2005-14). Både regjeringen og Stortingets justiskomité har sluttet seg til dette, se St.meld. nr. 32 (1997-1998) på side 97 og 100, samt Innst. S. nr. 21 (1998-1999) på side 18. Dette er også lagt til grunn i forarbeidene til den nye offentleglova 19. mai 2006 nr. 16 (ikke trådt i kraft).

Lovens ordlyd åpner for at visse omstendigheter kan tilsi at behandlingen og avgjørelsen av en innsynsbegjæring tar noe lenger tid enn normalt. Sakens omfang eller sakens karakter kan i visse tilfeller begrunne noe mer tidsbruk enn ellers. Forvaltningen må også ved stor arbeidsbelastning prioritere sine oppgaver på en forsvarlig måte. I alle tilfeller må det foreligge en saklig begrunnelse for å fravike lovens utgangspunkt.

Kravet til å avgjøre en innsynsbegjæring «uten ugrunnet opphold» gjelder også for klageinstansen, jf. offentlighetsloven § 9 tredje ledd tredje punktum. Offentlighetsloven inneholder imidlertid ikke selv noen krav til hvor raskt førsteinstansen må oversende saken til klageinstansen dersom vedtaket opprettholdes. Men bestemmelsen i forvaltningsloven § 33 fjerde ledd om at sakens dokumenter skal sendes klageinstansen «så snart saken er tilrettelagt», kommer til anvendelse også i saker om innsyn, jf. offentlighetsloven § 9 siste ledd.

Hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet tilsier at forberedelse og oversendelse av saken til klageinstansen også skjer «uten ugrunnet opphold». Det vil si at et eventuelt tidsmessig opphold må ha en saklig grunn.

I denne saken har det gått snart fire måneder fra A første gang klaget over avslaget på innsynsbegjæringen, og saken er så vidt jeg skjønner ennå ikke oversendt til Fylkesmannen i Oslo og Akershus for klagebehandling. Dette er, som kommunen har formulert det i svarbrevet hit, «ikke tilfredsstillende». Til dette kommer at kommunen flere ganger ba A om å vurdere om det fortsatt var aktuelt å opprettholde klagen, til tross for at hun i sine e-brev til kommunen uttrykkelig ba om at saken ble oversendt til fylkesmannen. En slik håndtering av en klagesak svekker tilliten til kommunen.

Årsaken til den lange saksbehandlingen ligger i denne saken først og fremst hos Plan- og bygningsetaten. Byråden for byutvikling må sørge for at saksbehandlingstiden i innsynssaker i etaten innskjerpes i tråd med mine generelle merknader om kravene til hurtighet i slike saker. Klagesaken til A må gis høyeste prioritet. Jeg ber om å bli holdt orientert om hva byrådsavdelingen foretar seg.»

Byrådsavdeling for byutvikling opplyste etter dette at klagesaken var blitt oversendt til fylkesmannen. Byrådsavdelingen presiserte videre overfor Plan- og bygningsetaten viktigheten av hurtig behandling av innsynssaker, og ba etaten utarbeide retningslinjer for behandling av klage på avslag på innsyn i dokumenter.