Re: Innsyn kalender i Outlook

En offentlig ansatts kalender er aldri «opprettet» i offentleglovas forstand, fordi selve kalenderen aldri ferdigstilles. Kalenderen faller derfor utenfor offentleglovas dokumentbegrep, se offentleglova § 4 første ledd med kommentarer i Rettleiaren, hvori det i sistnevnte heter at «Eit dokument vil som regel kunne reknast som ferdigstilt når det ikkje lenger er aktuelt å gjere endringar eller tilføyingar i det».

De enkelte møteoppføringer i kalenderen kan imidlertid også regnes som saksdokumenter. Heller ikke disse ferdigstilles i den forstand at de ikke kan redigeres, men det er som regel ikke aktuelt å gjøre endringer i dem når møtedatoen er passert. Møteoppføringene er derfor e.m.m. saksdokumenter når de er historiske. Begrepet «møteoppføring» dekker alt i møteinnkallingen, fra deltakerliste til inntatte vedlegg.

Saksbehandlers rent private møteoppføringer omfattes i utgangspunktet ikke, da disse ikke er saksdokumenter «for organet». (Og implikasjonen om at det er uetisk å samordne private og arbeidsrelaterte møter i jobbkalenderen, vanligvis i hensikt å vite når man er opptatt på annet hold og ikke, er forkastelig.)

Et poeng som Trykk Leif indirekte er inne på er at du ikke har krav på noe som ikke eksisterer på vedtakstidspunktet. Generelt sett er ikke kalenderen eller møteinnkallingene arkivverdige (utfyllende forskrift III 0.09 for statsforvaltningen, IV § 4-8 jfr. § 4-6 for kommunalforvaltningen), de blir ikke arkivverdige om det skulle komme et innsynskrav som dekker dem, og følgelig er det hverken ulovlig eller belagt med sanksjoner om de kasseres i perioden mellom innsyn og vedtak.