Hvilke opplysninger som skal føres i journalen følger av arkivforskriften § 2-7. I tredje ledd heter det at hvis det ikke er mulig å registrere et dokument med fullverdige opplysninger uten å røpe opplysninger underlagt taushetsplikt eller opplysninger allmennheten ikke har ubetinget rett til innsyn i kan man i den offentlige journalen bruke «nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking». Det er det som har skjedd her. Innhold, sakstittel, og avsender/mottaker er de feltene som vanligvis omfattes av slike begrensninger.

I dette tilfellet kan det være snakk om en personalsak (P, PL, og L er vanlige tilgangskoder for personalsaker). Dokument #1 i en personalsak vil ofte være tilbudet om stilling.

Hei!

Det er to teknikker som organet kan bruke på taushetsbelagte dokumenter. Slik er de formulert av FAD:

Nøytralisering innebærer at man ikke utformer journalen så detaljert og spesifikt at man
risikerer å røpe opplysninger som man har plikt til eller anledning til å verne. Teksten
utformes altså på en mer nøytral måte enn det som ville vært naturlig med tanke på
lettest mulig identifikasjon av dokumentet, jf. arkivforskriften § 2-7 første ledd første punktum.
Skjerming derimot innebærer at man utformer journalen akkurat så detaljert og
spesifikt som man har behov for, men at deler av journalteksten kodes på en slik måte
at den ikke kommer med på offentlig journal, jf. arkivforskriften § 2-7 andre ledd første punktum.

I dette tilfelle har organet brukt skjerming. Jeg mener det offentlige bør tenke journal når de lager dokument og sakstitler. En ting er at dokumenttitler og jorunaltitler bør fortelle hva saken omhander. En annen ting er at de som oftest lett kan formuleres slik at de ikke inneholder noe sensistivt.

La oss anta at det var et tilbud om ansettelse.

Det er en offentlig opplysning at en stilling har vært ledig og at det skal ansettes noen. Det er også offentlig hvem som blir ansatt. Uten å gå i detalj på hvor mye som burde stått i journalen, kunne de uten problem la ordene » Tilbud om ansettelse» stå i journalen. Det vil ikke røpe noe, samt at det vil gi de fleste nok informasjon til å ikke interessere seg for dokumentet.