– Undergraver Offentlighetsloven

Pressens Offentlighetsutvalg (POU) mener 13 av 15 departementer har en journalføringspraksis som er kritikkverdig. Det fremkommer av en rapport fremlagt i dag under arrangementet "Medieåret 2016".

Pressens Offentlighetsutvalg har undersøkt departementenes og Statsministerens kontors journalføring og deres publisering av journalposter i Offentlig elektronisk postjournal (OEP) over en periode på drøyt halvannet år, fra januar 2015 til og med august 2016. POU har undersøkt hvor lang tid departementene/SMK bruker på å journalføre sine dokumenter, og hvor lang tid de bruker på å publisere journalpostene i OEP.

POU har blant annet funnet ut at det går hele 39,4 virkedager (hvorav 12,6 dager er tiden frem til journalføringsdato) fra dokumentdato til publiseringsdato i Justis- og beredeskapsdepartementet (JD). Median er 27 virkedager.

Mange saker blir som konsekvens av overstående ikke journalført/publisert i JD før saksbehandling, slik lovverket krever, og POU mener at så sen publisering i OEP, undergraver Offentlighetsloven.

På spørsmål om hva JD mener om dette, svarer departementet:  

– JD er ett av de departementene med størst sakstilfang og antall innsynsbegjæringer i departementsfellesskapet. Departementet har de siste to årene hatt stor oppmerksomhet på å etablere en mer stabil driftssituasjon i Seksjon for dokumentforvaltning for å sikre en akseptabel restansesituasjon. Departementet har høy oppmerksomhet på etterlevelse av departementets interne retningslinjer for å sikre en journalførings- og innsynspraksis i tråd med lovverkets formål. Departementet vil fortsette dette arbeidet, og vil i 2017 ha innsynshåndtering, herunder journalføring, som ett av sine satsingsområdet i den interne kompetanseutviklingen.

POU håper – og forventer – at samtlige departementer vil engasjere seg i rapporten og kommentere den i tiden som kommer.

Les hele rapporten «Slik hindrer departementer innsyn» her.

POU uttaler

I en uttalelse knyttet til rapporten om departementenes/SMKs journalføringspraksis, kommer POU med følgende forslag til forbedringer og endringer av praksis:

• Det er teknisk mulig å publisere journalpostene i OEP i det øyeblikket de er journalført. Rutinene må legges om, slik at publisering skjer automatisk i det øyeblikk dokumentet er journalført.
• I dag er kravet fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) overlevering av journalposter én gang i uken, men det stilles ingen krav til hvor gamle journalpostene er når de overføres. Flere departementer overleverer systematisk journalposter som i gjennomsnitt er både tre og fire uker gamle. En slik praksis må opphøre umiddelbart.
• Kravene til rask journalføring (innen to-tre dager) og umiddelbar publisering må klargjøres for departementene og alle andre etater i OEP.
• Lovverkets krav må innskjerpes og kontrolleres.
• Klare overtramp må sanksjoneres. Som det fremgår av vår undersøkelse, er det i dag ingen reell kontroll av journalpraksisen i offentlige etater. Ingen sanksjoner benyttes. Det er derfor helt risikofritt å undergrave Offentlighetsloven ved forsinket journalføring og forsinket publisering av journalposter. Undersøkelsen dokumenterer hvor omfattende dette problemet er.
• Justis- og beredskapsdepartementets helt ekstraordinært dårlige opptreden omkring journalføring og publisering må følges opp spesielt, for eksempel av Riksrevisjonen.
• Kravene til rask journalføring (innen to-tre dager) og publisering så fort det er teknisk mulig, må klargjøres for alle etater og foretak omfattet av Offentlighetsloven – også de som ennå står utenfor OEP.
• Publiseringstiden i OEP må løpende måles og offentliggjøres.

POUs uttalelse om journalføringspraksisen leser du her.

Tidligere rapporter og undersøkelser fra POU
Tidligere uttalelser fra POU