Statens vegvesen bryter reglene for journalføring

I en nylig avsagt uttalelse fastslår Sivilombudsmannen at Vegdirektoratet nok en gang har brutt arkivforskriften ved å unnlate å journalføre e-brev. Stortingets ombudsmann ber direktoratet skjerpe seg.

Statens vegvesen ble klaget inn til Sivilombudsmannen av Norges Miljøvernforbund som oppdaget at to e-brev ble journalført først en og en halv måned etter de var sendt. De to e-brevene var sendt fra prosjektleder for E-18 Hanekleivtunellen Karl Høiland, begge adressert til regionvegsjef Andreas Setsaa, ett med kopi til vegdirektør Søfteland. Brevene omhandlet en rekke forhold knyttet til utbyggingen av Hanekleivtunnelen, og inneholdt også kopi av et brev som var sendt til samferdselsministeren.
Vegdirektoratets forklaring var at dette var interne dokumenter på det tidspunktet de ble mottatt, slik at det var riktig å journalføre dem etter at internrevisjonen av Hanekleivtunellen var avsluttet. På spørsmål fra Sivilombudsmannen om rutiner for å sikre korrekt journalføring, svarte direktoratet med å vise til et brev i en tidligere ombudsmannssak, og opplyste at «det foregår en stadig opplæring og fornyelse av kunnskap om bruk av Sveis og journalføring av e-post.»

Sivilombudsmannen vektla følgende:

– Høiland (avsender) var ikke ansatt i Vegdirektoratet.

– De ulike regionene er ikke samme organ som Vegdirektoratet.

– E-brevene ble sendt til vegdirektøren og mistet dermed under enhever omstendighet status som interne.

– E-brevene inneholdt kopi av brev til Samferdselsministeren og dermed i sitt innhold ikke interne dokumenter.
På bakgrunn av dette var et Sivilombudsmannens klare oppfatning at de to e-brevene ikke var interne dokumenter, og at de skulle vært journalført ved mottak. Avslutningsvis uttaler Sivilombudsmannen:

«Jeg forutsetter at Vegdirektoratets ansatte gis nødvendig instrukser om hvordan e-post skal behandles i forhold til offentlighetsloven, arkivloven og arkivforskriften. Det er et ledelsesansvar å sørge for at post behandles i samsvar med gjeldende regler, og både denne og de to tidligere ombudsmannssaker om temaet indikerer at Vegdirektoratet fortsatt mangler gode rutiner og retningslinjer for journalføring og arkivering av elektronisk post.»

Les hele uttalelsen.