Kravet er for omfattende / ikke spesifikt nok
Klage på avslag på innsyn
Gjelder sak/dokument:
Avslag dato:
Innsynskravet er avvist med henvisning til § 28. Organet mener altså at kravet er for bredt eller arbeidskrevende.
Vi bestrider dette, og påklager avslaget.
Etter vårt syn bør kravet kunne ekspederes relativt raskt, dersom organet har gode rutiner for journalføring som angitt i arkivforskriftens § 2-6.
Av offl. § 28 andre ledd første punktum fremgår det at:
«Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art.»
I forarbeidene til offl. er bestemmelsen omtalt som et krav til identifikasjon. Det vises i denne forbindelse til utdrag fra Ot.prp.nr.102 (2004-2005) side 151:
«Andre ledd første punktum fastset i kva grad saka eller dokumentet det blir kravd innsyn i, må identifiserast i innsynskravet. Utgangspunktet er framleis at den som ønskjer innsyn, må vise til ei bestemt sak. Det vil òg vere tilstrekkeleg å vise til eit bestemt dokument. Den som krev innsyn, må ikkje identifisere saka ved å vise til saks- eller dokumentnummer, men må gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan klare å finne fram til dei.
Føresegna mjukar opp identifikasjonskravet ved at det i rimeleg utstrekning kan krevjast innsyn i saker av ein bestemt art, til dømes alle saker om utsleppsløyve etter forureiningslova eller liknande. Dette kan vere nyttig for dei som ønskjer å setje seg inn i forvaltningspraksis på eit område. Skrankane som ligg i at slikt innsyn berre kan krevjast i rimeleg utstrekning, tek sikte på den arbeidsbyrda forvaltningsorganet blir påført når det skal behandle kravet. Dersom organet ikkje har teknologiske verktøy for å finne fram til sakene, men må gjere det manuelt, vil det ikkje vere høve til å krevje innsyn i saker av ein bestemt art hos vedkommande organ, fordi dette vil innebere at organet blir påført ei urimeleg arbeidsbyrde.»
I denne forbindelse vises det også til utdrag fra Justisdepartementets «Rettleiar til offentleglova», pkt. 9.1:
«Kravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak inneber at den som krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis skildring av saka vedkomande ynskjer innsyn i til at organet kan finne frem til ho utan at det blir urimeleg arbeidskrevjande. Det krevst ikkje at ein identifiserer saka eller dokumentet med nummer, dato eller liknande, men ein må kunne gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan finne fram til materialet. Er saka fyrst tilstrekkeleg identifisert kan innsynskravet gjelde alle dokumenta i saka, eller berre eit eller fleire bestemte dokument. Det er heller ikkje noko i vegen for at det i same innsynskrav blir bede om innsyn i fleire saker, med den føresetnaden at den enkelte saka er tilstrekkeleg identifisert. Dersom den som ber om innsyn har problem med å oppfylle kravet til identifikasjon, har organet ei viss rettleiingsplikt, i samsvar med kva som følgjer av god forvaltningsskikk og forvaltningslova § 11.»
Vi mener vi har gitt en tilstrekkelig beskrivelse av hvilke saker vi ønsker innsyn i. Det vises til at vi har identifisert sakstype, parter og tidsrom. Vi mener derfor kravet om identifikasjon av «saker av ein bestemt art» er oppfylt i dette tilfellet.
Forøvrig bemerkes det at organet har en veiledningsplikt. Denne plikten innebærer i denne sammenheng at dere må gi veiledning om hvordan kravet om identifikasjon kan oppfylles, dersom dere anser at henvendelsen ikke er konkret nok. jf. «Rettleiar til offentleglova» side 161.
Spørsmålet videre er om det er urimelig arbeidskrevende for dere å finne frem de sakene/dokumentene det er bedt om innsyn i.
Dere har ikke etter vårt syn i tilstrekkelig grad redegjort for den nærmere bakgrunnen for at innsynskravet er urimelig arbeidskrevende å ekspedere. Dersom mangelfulle journalføringsrutiner etter arkivforskriftens § 9 er årsaken til at kravet ikke kan ekspederes uten en større arbeidsbyrde, mener vi at vi ikke kan lastes for dette.
Vi legger, ut fra sakens opplysning, til grunn at henvendelsen ikke kan sies å være urimelig arbeidskrevende. Dersom dere ikke er enig i dette, vil dere likevel være forpliktet til å veilede oss på en måte som gjør at innsynskravet vil bli tilstrekkelig konkret, og slik at dere kan vurdere innsynskravet i saken på dokumentnivå.
Dersom unntaket opprettholdes for hele eller deler av innsynskravet, ber vi om at vår klage oversendes klageinstans for behandling i tråd med offentleglova § 32 (1) med kopi til oss.
Hvis klageinstans er Kongen i statsråd, ber vi om å bli kontaktet før klagen oversendes. Dette for å ha muligheten til å vurdere om vi heller vil bringe saken inn til Sivilombudmsmannen. Minner om at klagen skal behandles «uten ugrunna opphold», jf. offl. § 32 (3).