Svar til: Postliste hos kommune

Hei,

Høres ut som kommunen din har et stort problem – som ikke er ditt.

Først til spørsmålet ditt om det finnes regler for hvor langt tilbake en postliste skal være «aktiv». Hvis jeg tolker deg dit hen at du lurer på om det finnes regler som regulerer hvor lenge en kommune plikter å ha journalen søkbar på nett, så er svaret nei.

Derimot er temaet innsyn i journaler spekket med «deilige» paragrafer som presse og allmennhet kan ta i bruk for særtilfeller som det du beskriver.

Reglene for hva en journal skal inneholde fremgår av arkivforskriften. Journalen er en av de aller mest sentrale dokumentene for et offentlig organ å bevare for ettertiden. Det er jo selve nøkkelen til å finne frem i arkivene seinere.

Så til den praktiske løsningen på ditt problem: Hva hvis kommunen ikke tilrettelegger for søk i journalen for om gangen mer enn tre måneder tilbake i tid? Slik jeg ser det finnes det to glitrende løsninger på akkurat det problemet:

1) Krev innsyn i en eller flere sammenstillinger fra postjournalen med hjemmel i offentlighetsloven § 9:

Så fremt organet ved hjelp av «enkle fremgangsmåter» kan sammenstille opplysninger til deg, plikter de å gjøre dette. Etter mitt syn er en kommunes arkivsystem et aldeles glitrende eksempel på hvor bestemmelsen kan komme til anvendelse. Hvorfor? Ganske enkelt fordi: Grunnen til at kommunen i utgangspunktet opprettet et arkivsystem, var jo nettopp å organisere organets saksdokumenter på en enkel måte, slik at kommunen selv holder oversikt og enkelt kan søke dokumentene opp. Jeg kan garantere deg at kommunens sak/arkiv-system inneholder funksjonalitet som gjør slike søk til en lek. Typiske søk de kan gjøre (og som du med hjemmel i bestemmelsen kan kreve at de gjør) er:

Oversikt over alle registrerte dokumenter innenfor en gitt tidsavgrensning, eksempelvis den siste uken eller den siste måneden.

Søk etter forekomst av bestemte ord i systemets felt for sakstittel. Eksempelvis alle forekomster av dokumenter med tittelen «rapport», «tilsyn», eller «avvik».

Eller ganske enkelt: En rapport som eksporterer samtlige dokumenter tilbake til journalsystemets oppstart.

Det som er viktig å huske på når det gjelder § 9, er at det er sammenstillingen som må kunne gjøres «med enkle fremgangsmåter». At resultatet av sammenstillingen i seg selv blir et stort saksdokument på mange sider (eller megabyte) er i seg selv ikke relevant for vurderingen.

2) Krev innsyn i postjournalen så langt tilbake i tid du ønsker, med hjemmel i offentlighetsloven § 28 annet ledd:

Dette er i praksis en variant av det siste kulepunktet over. Det er i bestemmelsen om selve innsynskravet i offentlighetsloven, oppstilt krav om en viss avgrensing. Det heter at et innsynskrav må gjelde «ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art». Imidlertid er det i andre punktum inntatt et unntak fra dette kravet. Det heter: «Dette gjeld ikkje når det blir kravd innsyn i ein journal eller liknande register».

Med andre ord: Den postjournalen er din!!

Lykke til – send meg gjerne et vink om utfallet, kanskje kan det være verdt å omtale redaksjonelt.