Re: Arkiveringsplikt

Først en innledende kommentar: Arkiveringsplikt og journalføringsplikt er ikke det samme. Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten. De to kriteriene som vurderes, er disse: 1) om dokumentet er gjenstand for saksbehadnling 2) om dokumentet har verdi som dokumentasjon. Er kun ett av kriteriene oppfylt, er det arkiveringsplikt. Er begge oppfylt, er det journalføringsplikt (riktignok med unntak for de fleste organinerne dokumenter der journalføring «kan velges bort» dersom man finner det tenleg). Hvorfor dette skillet? Tja, det er vel fordi det er kun journalføringsplikten som «utløser» offentlig journal. I tillegg til denne øvelsen, må du også vurdere om dokumentet er et saksdokument for det organet du jobber i.

Så til noen av eksemplene dine:

Nr 4: Du skriver at «et kapittel angår oss». Hvis det er kun til informasjon og ikke skal saksbehandles, kan det være at det kun skal arkiveres, men ikke journalføringsplikt

Nr 5a: Det er kun til informasjon og skal ikke saksbehandles, da skal det arkiveres, men ikke journalføringsplikt.

Nr 5b: Samme vurdering som 5a – det er ikke et krav om at de som mottar kopi skal stå på en kopiliste, men god forvaltningsskikk og opplyse andre om det

Nr 7: Arkiveringsplikt, men litt i tvil om journalføringsplikt når du skriver «dette ikke er interessant», hvis du med det mener «ikke gjenstand for saksbehandling» så er kun ett av vilkårene for journalføringsplikt oppfylt. Og så: Nei, du har ikke mulighet for å returnere for å unngå journalførings- eller arkiveringsplikt! Er det et saksdokument for ditt organ, kan du kun «kvitte deg med det» dersom du har en godkjent kassasjonshjemmel og da etter x-antall år.

Men jeg er også litt usikker på hva du mener med «fortrolig». Er det graderingen fortrolig etter beskyttelsesinstruksen du sikter til, har den instruksen egne regler om journalføring. Dokumenter gradert fortrolig skal ha nøytrale kjennetegn i offentlig journal for ikke å røpe innholdet.