Etterlyser tiltak mot manglende arkivering
I en nylig avsagt uttalelse ber Pressens offentlighetsutvalg Kulturministeren rydde opp i alvorlige mangler i kommunens arkivering av offentlige dokumenter.
Pressens offentlighetsutvalg uttaler:
«Pressens offentlighetsutvalg ber Kulturministeren rydde opp i alvorlige mangler i kommunens arkivering og journalføring av offentlige dokumenter.
Pressens offentlighetsutvalg mener det er prisverdig at Bergen kommune har utredet og dokumentert egen praksis for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokumenter/saksutredninger. Dette er et nødvendig og viktig skritt for å endre praksis.
Utvalget mener undersøkelsene avdekker alvorlige svikt i journalføringssystemet, når mindre enn 5 % av all journalverdig elektronisk kommunikasjon hos ledelsen i kommunen, journalføres. I tillegg står vi overfor et åpenbart brudd på norsk lov (arkivloven).
Elektronisk kommunikasjon er vår tids kommunikasjonsform. Byrådsavdelingens undersøkelser viser at den vesentligste delen av denne i Bergen kommune, foregår på e-post. Stadig flere kommuner tar også i bruk andre kommunikasjonsformer, som facebook og twitter, der de mottar innspill og svarer på spørsmål, som i mange tilfeller kan falle inn under arbeidsrettet informasjon, eller det som etter loven går under definisjonen «arkivverdig».
Det er grunn til å tro at situasjonen i Bergen kommune ikke er enestående. I kommune-Norge sirkulerer det trolig tusenvis av dokumenter som aldri blir journalført, til tross for at de etter loven skulle vært det. Da blir også innsynsretten etter offentleglova illusorisk. Manglende journalføring er derfor et alvorlig inngrep i offentlighetsprinsippet og retten til innsyn.
Pressens offentlighetsutvalg ber Kulturministeren, som øverste ansvarlige for arkivloven, svare på hvilke tiltak hun vil sette i gang for å sørge for at arkivlovens blir fulgt i alle landets kommuner.»
Kontaktpersoner:
Leder for Pressens offentlighetsutvalg, Siri Gedde-Dahl (975 25 118)
Jurist i Norsk Presseforbund, Kristine Foss (48110268)
Les brevet til Kontrollutvalget i Bergen kommune
Les mer om saken i Bergens Tidende og Kommunal Rapport.